Ako písať kvalitné projekty

V svojej práci sa stretávam aj s projektami a preto by som sa rád s Vami podelil o pár svojich poznatkov k tejto téme:

V súčasnej dobe mnohé organizácie tretieho sektora fungujú na báze projektov. Tie sú dôležitým obsahovým zdrojom (organizácia vie do čoho sa púšťa) a zároveň sú podstatným komunikačným nástrojom s donorom. V tomto článku sme pre vás pripravili základný prehľad toho, na čo je dobré pri tvorbe projektového zámeru myslieť, aby bol váš projekt úspešný.

Hlavné časti projektového zámeru

Projektový zámer je zložený z viacerých, logicky nadväzujúcich častí. Spravidla ide o informácie, ktoré sa týkajú cieľovej skupiny, východiskovej situácie, plánu aktivít (vrátane časového rozloženia), stanovenia kvantitatívnych a kvalitatívnych cieľov a rozpočtového plánu. Mimo to je potrebné priložiť viaceré prílohy, najmä pokiaľ ide o žiadosti predkladané štátnym a samosprávnym orgánom.

Počas prípravy zámeru neváhajte využiť všetky dostupné pomôcky, ktorý vám umožnia myslieť tvorivo. Okrem lineárneho spôsobu myslenia môžete skúsiť na veci hľadieť z rôznych uhlov pohľadu. V zásade nejestvuje jednoduchá postupnosť, ako spracúvať projektový zámer. Začať môžete určením východiskovej situácie a základného cieľa a postupne sa pustiť do ostatných oblastí. Projekt je mozaikou častí, ktoré dávajú správny tvar, len ak na seba nadväzujú. Preto sa neváhajte k jednotlivým okruhom priebežne vracať a upravovať ich. Na úvod si zapisujte všetko, čo vám príde na um a postupne svoje predstavy okresávajte. Premýšľajte tvorivo, využívajte flipcharty, myšlienkové mapy či iné moderné nástroje. Pestrá skladba projektového tímu vám zabezpečí dostatok nápadov. Využívajte tento potenciál v plnej miere a úspech sa určite dostaví.

Príprava projektu

Kvalitná príprava projektu je nevyhnutných predpokladom úspešnej realizácie. Základná projektová filozofia by mala vychádzať z poslania organizácie. Pokiaľ nie ste presvedčení, že (grantová) výzva je v súlade s vašim poslaním či aktuálnou situáciou, radšej sa obzrite po inej príležitosti. Niekedy sa totiž stáva, že organizácie neustále prispôsobujú svoje čiastkové ciele a aktivity požiadavkám donorom, až napokon zistia, že výsledky ich práce na seba nenadväzujú a celé ich snaženie zbytočne stroskotá.

Pri plánovaní sa zamerajte na oblasti:

  • cieľová skupina

Cieľová skupina predstavuje ľudí, ktorí budú mať z realizácie projektu prospech. V rámci presnejšej špecifikácie môžeme uvažovať o primárnej a sekundárnej cieľovej skupine. Primárna cieľová skupina je tá, ktorá je priamo dotknutá pôsobením projektu. Pod sekundárnou skupinou môžme rozumieť klientov, ktorí pocítia vplyv projektových aktivít prostredníctvom zmien u primárnej cieľovej skupiny. Ako príklad nám môže poslúžiť tréningový program zameraný na rozvoj rodičovských zručností. Primárnou cieľovou skupinou budú rodičia, ktorí sa na tréningu zúčastnia. Sekundárnou cieľovou skupinou budú deti týchto rodičov, nakoľko nadobudnutím nových zručností u rodičov môže nastať pozitívna zmena aj v ich živote.

V niektorých prípadoch, najmä u projektov zameraných na získanie nových informácií či zmenu postojov, môže byť cieľovou skupinou aj širšia verejnosť. Za týchto okolností je však rovnako zmysluplné špecifikovať kritéria, resp. charakteristiky časti verejnosti, ktorú sa chystáme osloviť (napr. mladí ľudia vo veku 15 – 25 rokov, obyvatelia satelitných obcí a pod.).

  • východisková situácia

Zjednodušene môžme nazvať túto časť aj vyjadrením „kde sa nachádzame„. Východiskovú situáciu je užitočné vzťahovať k cieľovej skupine a zároveň popísať aj súčasný stav organizácie (personálne kapacity, zloženie tímu…), predchádzajúce projekty a motiváciu pre realizáciu projektu.

Práve schopnosť správne identifikovať potreby klientov odlišuje priemerné organizácie od tých výborných. Nezostávajte na povrchu a zdanlivo jasné tvrdenia podrobte podrobnému skúmaniu. Snažte sa byť vo svojom pomenovaní východísk presný a konkrétny. Zároveň sa nebojte stanovať hypotézy (inak to niekedy prosto nejde), ktoré vám poslúžia ako podklad pre pomenovanie cieľov a výber aktivít.

  • ciele

Pokiaľ poznáte východiskovú situáciu, nastal najvyšší čas definovať ciele. Jedným zo základných zásad je, že ciele by mali spĺňať tzv. SMART (Specifik, Measurable, Attainable, Realistic, Time bound ) schému. Teda, stanovte si ciele dostatočne konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo ohraničené/definované.

Obvyklé býva delenie cieľov na kvantitatívne ciele a kvalitatívne ciele. Kvantitatívne ciele majú vyjadrovať presne merateľné charakteristiky, v číselnom vyjadrení. Môže ísť o počet aktivít konkrétneho druhu alebo tiež počet prijímateľov, ktorým sa služba poskytne. Kvantitatívne sa dá tiež vyjadriť počet vydaných tlačených materiálov (či mediálnych výstupov), návštevnosť internetovej stránky, počet respondentov v prieskumoch a mnohé iné charakteristiky.

Už v tejto fáze by ste mali myslieť na spôsob hodnotenia plnenia cieľov. Jednoduchou a zároveň relevantnou formou posúdenia môže byť rozsah naplnenia vybraného cieľa. Ten môže byť stanovený absolútnym číslom alebo percentuálnym vyjadrením (napr. 90% realizovaných aktivít z celkového počtu 50 bude stále znamenať úspešné naplnenie kritéria).

Kvalitatívne ciele sú rovnako dôležité. Hovoríme o zmene stavu, ktorý nie je možné úplne presne číselne vyjadriť. Nadobudnutie zručností, zmena postoja, zlepšenie kvality života u klientov/zákazníkov býva práve tou inštanciou, ktorá nás motivuje k realizácii projektu. Napriek náročnejšiemu postupu pri hodnotení úspešnosti naplnenia kvalitatívnych cieľov by sme mali hľadať vhodné postupy ako to dosiahnuť. Metód je viacero, počnúc pozorovaním, cez využitie pred/po testov či rozhovorov, až po zložitejšie komplexné techniky kvalitatívneho výskumu.

Kvalitní realizátori projektov si pri plánovaní dávajú obzvlášť pozor na to, aby si nezamieňali ciele s prostriedkami, obvykle vo forme aktivít. Pokiaľ sa napr. v položke ciele objaví znenie v štýle „organizácia podujatia pod názvom Tréning osobnostného rozvoja“, je potrebné zamyslieť sa. Pretože nakoniec môžete prísť k tomu, že uvedené podujatie je len cestou k tomu, aby absolventi získali niečo (konkrétne) do života. Samotná realizácia nie je skutočným cieľom, ale prostriedkom k jeho dosiahnutiu.

  • aktivity

Činnosti, ktoré plánujete realizovať nazývame aktivitami. Každá aktivita by mala mať definovaný svoj začiatok a koniec. Nezabúdajte pri tom na to, že aktivity by nemali byť samoúčelné a mali by priamo súvisieť so stanovenými cieľmi.

  • časový plán

Rozumne vytvorený časový plán vás môže pri realizácii projektu ušetriť od mnohých starostí. Spracujte si ho ku každej aktivite samostatne, potom prekryte jednotlivé aktivity a budete mať lepší prehľad o procesoch, ktoré budú musieť „bežať“ súčasne. Nezabúdajte tiež na to, že väčšina aktivít nemá len svoj formálny začiatok (teda dátum a čas, kedy aktivita začne pre klientov), ale aj prípravnú fázu. Prípravná fáza môže byť u niektorých typov aktivít (napr. konferencia) dlhšia ako samotná aktivita. Po formálnom ukončení by ste mali ešte zhodnotiť význam aktivity v nadväznosti na ciele. Zahrňte do svojho časového plánu prípravnú aj hodnotiacu časť.

Mimo času venovaného aktivitám je užitočné počítať aj s časom (fázou) súvisiacim s administráciou projektu. Pri takmer každom projekte je to čas strávený nad priebežnými/záverečnými správami, účtovníctvom projektu, medializáciou aktivít a cieľov, vzdelávaním pracovníkov a podobne. Na záver nezabudnite posúdiť časový plán s realizáciou všetkých ostatných projektov, ktoré práve v organizácií prebiehajú, resp. plánujete ich spustenie. Len máločo vie tak vyčerpať pracovný tím, ako nezvládnuteľné množstvo aktivít v krátkom čase.

  • propagácia projektu

Rozhodli ste sa realizovať zámer, ktorý o kúsok zmení svet. Dajte o sebe vedieť. Nie len kvôli prezentácii donorov, ale aj preto, aby ste inšpirovali druhých. Samozrejmosťou by mala byť vlastná internetová stránka. Naplánovať si môžete pravidelné publikovanie článkov, vydávanie tlačových správ, výrobu vtipných nálepiek či odznakov. Možno sa vám na začiatku nepodarí osloviť média s celoštátnou pôsobnosťou. Nevadí. Obzrite sa po lokálnych novinách či televízií a sami ich oslovte. Isto zverejnia informácie o každom dobrom projekte.

  • potrebné zdroje

Plánovanie zdrojov prebieha v dvoch hlavných etapách. V úvode projektu, v čase keď vzniká prvotný zámer, je vhodné zamyslieť sa nad jeho hlavnými zdrojmi. Postačuje povrchnejšie zhodnotenie dostupnosti zdrojov. Zámerom totiž je, aby ste sa nepustili do intenzívneho spracovania cieľov, aktivít, časového plánu a následne zistili, že projekt nebude možné, z pragmatických dôvodov realizovať (samozrejme: môžete sa pustiť do tvorby veľkolepých plánov a potom hľadať na tieto plány vhodné zdroje, pokiaľ teda počítate s tým, že projekt sa môže začať aj o rok, dva či neskôr po získaní potrebných zdrojov).

V tomto prípade nehovoríme len o finančných zdrojov, i keď tie sú samozrejme veľmi dôležité. Nemenej dôležité je aj personálne zabezpečenie. Bez vhodných, kvalifikovaných a odhodlaných ľudí je akokoľvek dobre financovaný projekt odsúdený na zánik.

[note color=“#FFCC00″]Osobné skúsenosti s prípravou a realizáciou projektov, ktoré Vám radi sprostredkujeme a pomôžeme Vám dosiahnuť splnenie vašich cieľov: P-PROGRESS[/note]

  • rozpočet projektu

V závere projektu bude potrebné špecifikovať plán výdavkov a príjmov. Mimovládne organizácie spravidla tvoria rozpočet v štruktúrach daných donorom, tieto sa od seba často krát líšia. Obvyklé kategórie sú personálne náklady, prevádzkové náklady a výdavky na materiálno-technické vybavenie. Všetky tri kategórie sa potom delia na pod-kategórie. U personálnych nákladov to môžu byť položky hrubá mzda, odvody a príspevky zamestnávateľa. Pri prevádzkových nákladoch výdavky na prenájom priestorov, komunikačné náklady či výdavky na rôzne služby (revízie zariadení, vedenie účtovnej agendy, stravovanie zamestnancov a iné). A napokon materiálno-technické vybavenie pokryje nákup materiálu potrebného na realizáciu aktivít. Užitočným pomocníkom pre tvorbu rozpočtových tabuliek môže byť aj Ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie, zverejnená na stránkach Ministerstva financií Slovenskej republiky.

Rozpočet by ste mali spracovať tak, aby bolo nie len vám, ale aj potencionálnym donorom dostatočne jasné, ako ste sa ku konečným sumám dopracovali. Zostavený rozpočet si pozorne porovnajte s obsahom projektu, aby sa vám nestalo, že v rozpočte uvediete položky, ktoré v aktivitách nespomínate. Platí to i opačne – aby ste v priebehu realizácie nezistili, že dôležitá položka vám v rozpočte chýbala a projekt je teraz vážne ohrozený.

Každú položku (resp. pod-položku) rozpočtu sa snažte dostatočne presne vyjadriť, zároveň si nechajte priestor na flexibilné zmeny. Základný vzorec pre vyjadrenie by mal obsahovať jednotku (napr. kus, hodina), cenu za jednotku a počet jednotiek (príklad: výpočet hrubej mzdy – 650 €/mesiac x 12 mesiacov = 7 800 €). Využívajte tiež možnosť pomerného vyjadrenia. Ak pripravovaný projekt pokryje 40 % vašich časových či priestorových kapacít, tak do rozpočtu uvediete len daných 40 % z celkových nákladov (príklad: nájom priestorov vás mesačne stojí 300 €. Na projekt „Zmeň svoj život“ predpokladáte využitie z 30 % celkového času počas mesiaca. Do projektu tak uvediete 90 € náklady na priestory, ostatnú časť uvediete v iných projektoch.). Ľahšie tak získate prostriedky na nevyhnutné, nie vždy priame náklady projektu.

Ako začínajúca organizácia to budete mať ešte o čosi ťažšie. Spravidla je potrebný aj vlastný/iný vklad. Na úvod sa preto obzerajte po príležitostiach, ktoré vám umožnia podmienku vlastného vkladu vyjadriť nefinančným plnením. Vložiť tak môžete dobrovoľnícku prácu, sponzorom poskytnuté priestory a podobne.

Projekt je pripravený, čo ďalej?

Zodpovedne ste sa venovali jednotlivým častiam – mazali ste zbytočné, pridávali nové nápady, komentovali návrhy kolegov, diskutovali o dôležitých bodoch. Nezabudli ste ani na všetky povinné prílohy. Nastal preto vhodný čas získať na projekt prostriedky a pustiť sa do realizácie. Neváhajte osloviť viacerých donorov, rozprávajte o vašich plánoch s priateľmi a známymi. Informujte ľudí okolo seba, využívajte potenciál internetového priestoru. Pustite sa do toho, držíme palce!