PK
  • O mne (Peter Kulifaj)
    • Kalendár

PK

  • O mne (Peter Kulifaj)
    • Kalendár
Tag:

Projektový manažment

Aby národné projekty mali svoju kvalitu
slovensko.social

Aby národné projekty mali svoju kvalitu

Médiami v súčasnosti rezonuje prípad „šetrenia“, ktoré vykonal terénny sociálny pracovník u novinárky Denníka N Moniky Tódovej. Ministerstvo ho prezentuje ako vec individuálneho zlyhania pracovníka, ktorý nedodržal postup uvedený v ich pracovnom manuáli. Časť politikov v tom vidí účelové konanie, nástroj zastrašenia. Pevné verím, že išlo skutočne o náhodu a nie žiaden zámer. Pokiaľ ide o zlyhania, odporúčam prečítať si článok „Prosím, odsúďte ma“ zverejnený na stránke Slovenskej komory sociálnych pracovníkov a asistentov sociálnej práce.

To, na čo by som rád upriamil Vašu pozornosť je pojem a systém národných projektov, ktorý sa v tejto súvislosti objavil. Národné projekty majú svoje špecifické vlastnosti a v Operačnom programe Ľudské zdroje (OP ĽZ) majú svoje miesto popri dopytovo orientovaných projektoch a projektoch technickej pomoci. Dopytovo orientované projekty sú také, kde poskytovateľ (napr. Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny) vyhlási výzvu a rôzne subjekty – tak neziskové organizácie ako i mestá a obce sa môžu uchádzať v súťaži so svojím projektom o získanie finančných prostriedkov.

Pre národné projekty je charakteristické, že:

• majú spravidla dosah na celé územie SR (v súčasnosti už spravidla býva oprávneným krajom aj BSK),
• výrazne ovplyvňujú systém,
• vypracúva ich poskytovateľ spolu so žiadateľom, teda neprebieha žiadna súťaž.

Prijímateľmi národných projektov z OP ĽZ boli viacnásobne Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny, Implementačná agentúra MPSVaR, v jednom prípade Ministerstvo zdravotníctva SR (zoznam schválených projektov je možné nájsť na stránkach MPSVaR). Hlavným argumentom, prečo národné projekty nemajú charakter otvorených výziev je skutočnosť, že žiaden neverejný subjekt by nedokázal kapacitne pokryť činnosti, ktoré sa od projektu očakávajú.

Ak by sme hľadali vzdialenú paralelu z iných sektorov, je to podobné, ako keby štát dal výzvu na dokončenie diaľnice Bratislava – Košice ako strategického zámeru a oprávneným prijímateľom by bola len podriadená organizácia Ministerstva dopravy SR. Pripúšťam, že toto prirovnanie nie je úplne presné, nakoľko sociálna oblasť je značne regulovanou sférou a nie obvyklým trhovo-konkurenčným prostredím.

O niečo bližšie k našej situácii je Operačný program informatizácia spoločnosti, kde v zozname schválených žiadosti sú opäť len mestá, obce, prípadne orgány verejnej moci. Iniciatíva slovensko.digital sa preto zasadzuje za to, aby tieto „národné projekty“ prechádzali verejným pripomienkovaním ešte pred tým, ako budú schválené.

Asi už tušíte, kam tým smerujem. Ak vezmeme do úvahy, že

1) znenie projektu v Operačnom programe Ľudské zdroje môže JEDINÝ žiadateľ (napr. Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny) v priebehu jeho prípravy konzultovať s poskytovateľom (napr. MPSVaR),
2) žiadateľ vie, že je JEDINÝM, kto bude posudzovaný – neexistuje súťaž,
3) jeho projekt výrazne zasiahne do fungovania systému, má dopad na množstvo organizácií, pracovníkov aj verejnosť,

stojí za zváženie vytvoriť systém, v ktorom by národné projekty boli pred ich schvaľovaním zverejnené na pripomienkovanie odbornej verejnosti. V súčasnosti síce existuje záverečné nezávislé odborné hodnotenie, no ako jeden z hodnotiteľov môžem povedať, že posudzovať projekty v kontexte vyššie uvedených východísk je nesmierne náročné. Žiadosť hodnotia dvaja hodnotitelia a pokiaľ sa obaja zhodnú v hodnotení „3x áno“, projekt ide do realizácie. Pokiaľ sa u oboch objaví aspoň jedno nie u rovnakého kritéria, projekt nejde ďalej. Pokiaľ medzi nimi nie je zhoda, nastupuje tretí hodnotiteľ a jeho verdikt určí, či sa projekt bude alebo nebude realizovať. Hodnotenie je obmedzené na zodpovedanie elementárnych otázok o súlade žiadosti s operačným programom, dodržaní finančných limitov a relevantnosti aktivít. Odpovede sa obmedzujú na vyjadrenie „áno/nie“ a tak je vysoká pravdepodobnosť, že projekty budú schválené – i keď ako hodnotiteľ môžete mať výhrady k niektorým obsahovým častiam projektu, tie však neviete zohľadniť.

Domnievam sa, že práve  pripomienkovanie zámerov žiadateľa v národných projektoch zo strany odbornej verejnosti by prispelo k tomu, že by boli spustené projekty, na ktoré bude systém pripravený a ľudia v teréne budú vedieť, aké zmeny ich čakajú. Isto by to znamenalo posun k lepším službám štátu v sociálnej oblasti.

Aby národné projekty mali svoju kvalitu was last modified: 7 júna, 2018 by Peter Kulifaj
24. júla 2017 0 comment
0 Facebook Twitter Google + Pinterest
Manažment času a efektivita práce

Prečo donorom už nápad nestačí a témou číslo 1 sa stáva propagácia?

Jednu z ostatných sobôt som mal možnosť porozprávať čosi o tom, ako písať (kvalitné) projekty. Na seminári v Tvrdošíne sa stretla skupina šikovných ľudí, ktorí ma inšpirovali k niektorým novým úvahám o projektovom manažmente “mimovládok”.

Svoj prvý projekt som napísal pred takmer desiatimi rokmi. Spomínam si, že už vtedy sme sa celkom vytrápili s projektovými formulármi. Živo sme diskutovali o obsahu, stále dokola upravovali jednotlivé odseky, do detailu spracovali rozpočet nevediac ešte vôbec nič o takom niečom, ako je účtovná klasifikácia. Bol založený na myšlienke rozvoja sociálnych zručností u detí z málo podnetného prostredia, ktorej sme všetci dobrovoľníci a dobrovoľníčky úplne verili. To bolo radosti, keď nám prišlo rozhodnutie o schválení…

Úspešne sme zvládli tak realizáciu, ako i administratívu. Nemali sme žiadnych platených zamestnancov, ani skúsenosť s vyúčtovaním projektov. Ešte aj dnes som tak vďačný za dôveru, ktorú sme dostali od Nadácie pre deti Slovenska. Práve tento prvý projekt nás naštartoval a v ďalších rokoch sme realizovali množstvo iných aktivít (a realizovali desiatky projektov).

Za tie roky sa toho veľa zmenilo. Offline formuláre (Word) nahradili on-line aplikácie, bez znalostí účtovníctva sa ďaleko nepohnete, pomer medzi časom venovaným cieľovým skupinám a tým stráveným nad požiadavkami donorov sa mení v neprospech týchto skupín. Čo tento stav spôsobuje a aké sú možné dôsledky?

Už len nadšenie a nápad nestačí

Nasledujúce riadky sú len mojimi hypotézami, prosím vnímajte ich tak. Možno som sa v niektorom z bodov “sekol”, no taktiež je tu šanca, že vám pomôžu lepšie pochopiť čo sa deje.

Neziskový sektor sa stáva čoraz profesionalizovanejším

Z veľkého množstva organizácií fungujúcich výhradne na báze dobrovoľníctva sa postupne začali vyčleňovať tie, ktoré si mohli dovoliť zamestnať aspoň jedného človeka na čiastočný, neskôr plný úväzok. Netreba asi veľa “filozofovať” nad tým, čo táto zmena spôsobila. Keď sme boli všetci dobrovoľníci, nedalo sa na nikoho ukázať prstom a povedať “ty budeš vypĺňať tabuľky, písať správy, hľadať ďalšie zdroje”.  Všetci sme chceli byť zapojení do priamych aktivít, nie robiť administratívu. A tak sa jej venoval niekto z nás po nociach a “na kolene”, alebo sme sa museli zmieriť s tým, že na rozvoj nezostáva čas. V podobe zamestnancov sa však situácia posunula ďalej. V reči obchodu by sme mohli povedať, že to bola investícia. A to zásadná. Už nebolo len “tu a teraz”, začalo sa premýšľať aj nad budúcnosťou. A teraz to podstatné – pred 10. rokmi sme mali všetci podobnú východiskovú situáciu a k tejto transformácií prichádzalo u viacerých organizácií súčasne. Kto nasadol na vlak, vezie sa. Kto zmeškal alebo ešte si ešte len teraz kupuje lístok, bude to mať o čosi ťažšie.

Konkurenčná situácia medzi (nadačnými) donormi mení stratégie

Vyzerá to tak, že pred vážnymi výzvami stoja aj samotné nadácie. Za posledné roky sa ich počet markantne nezvýšil, no cítiť, že prichádza k istým zmenám. Zatiaľ čo váš projekt prechádza schvaľovacím procesom cez ruky odborníkov, ktorí sa (našťastie) ešte vždy sústredia na dopad aktivít na cieľovú skupinu (obsah projektu), po jeho schválení sa situácia mení. Počas celej doby realizácie budete pravdepodobne vnímať, že dôležitými pre donora sú dve veci – správne vykazovanie účtovných dokladov a propagácia. Malé a nové iniciatívy to môže celkom prekvapiť – veď ste chceli len spraviť niečo pre svoju komunitu a zrazu zistíte, že potrebujete úplne iné zručnosti, aké by ste potrebovali k úspešnej realizácii projektu.

Ako si vysvetľujem to, že sa vás už nik nespýta (neformálne) ako vám to v aktivitách ide, či netreba s niečim pomôcť, poradiť (po obsahovej stránke)? Nie je čas, vzťahy nahrádzajú zmluvy. Nadácie musia zvládnuť marketing podporených aktivít, ktorého vy ste hlavným nositeľom. V poslednom období vznikli viaceré nové darcovské portály, kde niektoré z nich zdôrazňujú nevyhnutnosť prinášať zaujímavé ľudské príbehy (niekedy až na hranici “Modrého z neba” a etiky), niektoré nadácie “bojujú” s poklesom darcov (napr. čistý výnos zbierky Hodina deťom postupne klesal z 464 851 € v 1. ročníku až na súčasných 191 218 € v poslednom 14. ročníku).

Pod svetlom týchto skutočností je jasné, prečo sú nadácie čoraz viac riadené manažérsky a prečo sa vec dejú tak, ako sa dejú. Zmyslom ich existencie je síce robiť svet lepším miestom na život, no prostriedkom je získavanie finančných zdrojov a ich následné prerozdeľovanie. Bez nich nebudú môcť napĺňať svoje poslanie. Preto, ak realizujete svoj prvý projekt a máte pocit, že toho PR je akosi veľa, možno toto vám pomôže pochopiť dôvod, prečo tomu tak je.

Osobne si myslím, že kvantita mediálnych výstupov nič negarantuje. Treba asi skúsiť a uvidí sa, či bude treba hľadať neformálnejšie a ľuďom bližšie formy propagácie, než ako sú dlhé a zmluvne zakotvené znenia o tom, kto vás podporil.

Raz som bol na jednom podujatí, kde pán zaujímavo rozprával o ich aktivitách, keď si v jednom momente vytiahol papier, prečítal dlhú vetu o tom, že “tento projekt podporili…” a pokračoval ďalej. Bolo cítiť, že to treba niekedy povedať, tak to povedal, kedy mu prišlo na um. Že by som si však pomyslel “vau, oni podporili túto skvelú vec” – čo aj bola, tak to nie. Možno ak by dostal šancu kreatívne zakomponovať znenie o podpore (myslím, že na to rečnícky mal) do svojej prezentácie (a upustiť od zmluvnej formulácie), malo by to šancu.

Nové občianske iniciatívy budú vyhľadávať nové/alternatívne formy financovania

A čo teraz s tým? Ste menšia organizácia alebo združenie, možno bez ľudí na administratívu a predsa chcete robiť aktivity, na ktoré je potrebné získať  zdroje. Napriek tomu, že už je sformovaná istá skupina organizácií, ktoré majú svoje inštitucionálne zázemie, nič nie je stratené. Zdá sa mi, že napriek očakávaniam nadácií na isté marketingové a účtovnícke kapacity je taktiež stále prítomná silná potreba podporovať široké spektrum iniciatív po celom Slovensku a rôzneho druhu. Takže, mať schválený projekt sa dá. Už ale viete, že treba medzi vami nájsť ľudí, ktorí sú nie len zapálení pre plánované aktivity, ale zvládnu plniť i očakávania donorov v oblasti propagácie a “papierov”.

Pravdepodobne raz nastane moment, kedy bude existovať dostatočné množstvo vyspelých organizácií, ktoré budú schopné naplniť očakávania donorov a zdroje sa tak budú deliť najmä medzi ne. A čo bude potom, netuším. Predpokladám, že sa na scéne objaví opäť niekto, kto povie “my vieme, že to čo robíte robíte pomáha druhým, my to vieme, a to nateraz stačí”.

P.S: podpora z dotačných schém Úradu vlády a iných štátnych subjektov je zase o niečom úplne inom. Ale o tom možno nabudúce…

Prečo donorom už nápad nestačí a témou číslo 1 sa stáva propagácia? was last modified: 5 júna, 2018 by Peter Kulifaj
14. februára 2014 0 comment
0 Facebook Twitter Google + Pinterest
Manažment času a efektivita práce

Pozvanie na seminár Ako písať kvalitné projekty

Žiadateľov v rôznych grantových programoch je čoraz viac a nároky na kvalitu projektových zámerov sú tak vyššie. Nápad je dôležitý, no rovnako podstatným sa stáva porozumenie toho ako formulovať východiskovú situáciu, identifikovať ciele či pripraviť rozpočet. Ak vás tieto a ďalšie oblasti z prípravy projektových zámerov zaujímajú, budete 8. februára na Orave (konkrétne v Tvrdošíne), tak ešte stále máte možnosť registrovať sa. Na stretnutie sa teším osobne 🙂

Pozvanie na seminár Ako písať kvalitné projekty was last modified: 6 júna, 2018 by Peter Kulifaj
15. januára 2014 0 comment
0 Facebook Twitter Google + Pinterest
O projektoch – v európskych vodách
slovensko.social

O projektoch – v európskych vodách

Pracovať v treťom sektore znamená byť neustále v kontakte s rôznymi inštitúciami – plánovať, realizovať a vyhodnocovať svoju činnosť podľa vopred stanovených kritérií, projektov. Na jednom z mojich prvých projektových zámerov som pracoval v roku 2005 a po jednom nevydarenom pokuse to vyšlo. Získali sme prostriedky zo známeho grantového programu Hodina deťom. Pre mňa, začínajúceho študenta VŠ to bol vtedy skvelý pocit. Bolo úžasné pustiť sa do práce. Nápady a myšlienky sme menili na realitu, v tíme sme si užívali všetky klady aj zápory, ktoré projekt so sebou priniesol. O tom, aké skvelé veci sa podarili (i nepodarili) možno v inom článku. Tento krát, keďže sa posledný rok  motám už aj okolo projektov z tzv. EU fondov, rád by som sa s vami podelil o pár postrehov z tejto sféry.

Na čo projekt, kto je donor

Po pravde, moja jediná priama skúsenosť v práci v korporátnom svete je zatiaľ z pôsobenia v spoločnosti, ktorá nemá žiadnych stálych zamestnancov, pretože ich v súčasnosti ani nepotrebuje. Napriek tomu som bol vždy zástancom myšlienky, že ľudia pracujúci v mimovládnych organizáciach majú veľmi veľa spoločného s ľuďmi z biznis prostredia, začínajúcimi podnikateľmi. Tak napríklad neexistuje istota stabilného príjmu. Pokiaľ viete, že o 6-9 mesiacov máte získané prostriedky na výplatu, je to dobrý výsledok. Taktiež musíte byť v MVO spravidla multifunkční – venovať sa propagácii, finančnému plánovaniu, plánovaniu obsahu, rozvoju vzťahov s partnermi, vyúčtovaniam projektov, samozrejme priamej práci (zabudnúť netreba na vynášanie smeti, umývanie podlahy a ostatné obslužné činnosti). Myslím si tiež, že profesionalita by mala byť jedným zo základných pilierov každej neziskovej organizácie. Ostatne, bez nej nie je možné poskytovať kvalitné služby a ani dosiahnuť trvalú udržateľnosť. Vrátane tej finančnej.

Dovoľme si na chvíľu nazrieť na mimovládne organizácie okom obchodníka, predajcu. Všetci sa zhodneme v tom, že firma ponúka svoje služby alebo tovar klientom. Prídete do obchodu, páči sa Vám nový iPhone, sami seba presvedčíte o tom, že ho potrebujte pre svoj život, lebo…vyberáte platobnú kartu a je to. Aj MVO majú svojich klientov, no tento vzťah funguje odlišne.

Isto ste ihneď rozoznali, že obrázok vľavo reprezentuje postavenie neziskovej organizácie, ten vpravo firmy. Organizácia, ktorá funguje v prevažnej mierne projektovým spôsobom tak musí vedieť reagovať na potreby donorov i členov cieľových skupín. Prepojenie týchto dvoch pohľadov do jednej vety by mohlo znieť: donor je zákazník, ktorý zaplatí za službu, ktorá bude poskytnutá cieľovej skupine. V ideálnom efektívne fungujúcom prípade sú záujmy všetkých troch strán v základných bodoch podobné. K tým najdôležitejším patrí prínos pre cieľovú skupinu.

Tu sa dostávam do prvého sporného bodu, ktorý vo mne vyvoláva obavy v projektoch EU. Smutným je konštatovanie, že dochádza k situáciám, kedy stojíme pred voľbou koho potreby uprednostniť – klienta (člena cieľovej skupiny) alebo donora? U väčšiny “pred EU fondových” donorov s ktorými som mal doposiaľ príležitosť spolupracovať, sme sa pri sporných otázkach a postupoch dostali zväčša k jednému bodu. Dôsledky sme posudzovali vo vzťahu k tomu, aký majú dopad na priamu prácu, na realizáciu aktivít, naplnenie cieľov projektu prirodzeným spôsobom.  Nedovolil by som si tvrdiť, že je v systéme európskych projektov niekto, kto zámerne sabotuje snahy dosiahnuť pozitívny výsledok. Skôr vnímam, že dôležitým sa stáva dodržiavanie veľkého množstva pravidiel, usmernení a sledovanie kvantitatívnych výstupoch – počet zapojených osôb, dosiahnutie takého čísla či onakého na úkor tých kvalitatívnych a procesných.  Príručky a metodické usmernenia sa snažia zachytiť všetky možné (aj nemožné) situácie, ktoré môžu počas realizácie projektu nastať. Určiť správny postup a potom kontrolovať jeho dodržiavanie. Poviete si: Žijeme v demokracii, právnom štáte založenom na písomných normách, ktoré upravujú správanie sa v rozličných sférach života. Toto je len jedna z nich. Možno. Či sa už však aj v tej spoločnosti nedostávame do akejsi formy tyranskej vlády zákona, legislatokracie. Obdobia, keď znenie zákona je postavené nad jeho zmysel, ducha (asi všetci poznáme vyjadrenie: všetko prebehlo v zmysle zákona a pritom cítime, že niečo nie je v poriadku).

Späť k téme. Všimol som si, že som sám so sebou ako projektový manažér nespokojný. Prišiel som na minimálne dve východiská, ktoré na to majú vplyv:

1. Prestávam tvoriť a zodpovednosť prenášam na systém

V prvých mesiacoch som sa za túto tendenciu veľmi hneval. Predtým som žil v systéme, kde donori predpokladali, že pred problémy sa postavíme, odborne a profesionálne ich vyriešime. Úžasné očakávanie, skvelý priestor na produktívnu spoluprácu. Zrazu prišiel model, v ktorom treba hľadať na všetko odpovede v usmerneniach. Ak som ich nenašiel, pochopil som, že najlepšie bude nerobiť nič. Teda, v skutočnosti niečo áno a to osloviť riadiaci orgán (pod týmto si predstavte napríklad “úsek” na Ministerstve práce) s otázkou, čo robiť. A čakať. Podľa môjho názoru a pozorovania, tento postu spôsobuje častokrát ťažkosti aj tým, ktorí tieto odpovede majú dávať. Nezávidím im, ak majú posudzovať procesy od stola, bez podrobnej znalosti okolností (a žiadna oficiálna žiadosť ich nikdy nedokáže celkom obsiahnuť).

2. Reprodukujem/e systém, ktorému nie celkom dôverujem/e

Toto je “úžasný” fenomén. Žiaľ, v negatívnom zmysle slova. Čoraz častejšie som vnímal momenty, kedy od kolegov a kolegýň požadujem úkony, ktoré odborne celkom neobstoja (napr. dávať k podpisu prezenčné listiny aj vtedy, ak to brzdí prácu s klientom alebo to nie je vhodné – skupinové poradenstvo v teréne). Zdá sa mi, že v tom tiež nie som sám a absurdnosť niektorých postupov vnímajú tak ľudia z terénu ako i tí na úradoch. Úprimne, nerozumiem tomu. Ani u seba samého.

Mohli by sme sa tiež baviť o ich efektivite a o tom, koľko % zdrojov (finančných, časových, personálnych) zhltne administratívne zaťaženie. Uvažovať, ako tieto prostriedky dostať k menším (občianskym) iniciatívam, ktoré nemajú vybudované kapacity schopné vysporiadať sa s týmito papierovými výzvami. Bol by som však veľmi nerád, ak by ste z tohto článku nadobudli presvedčenie, že európske projekty sú cestou do záhuby. Je pravdou, že mnohým organizáciám spôsobujú problémy. Na druhú stranu, vždy je tu nádej, že začneme opäť budovať Európu postavenú na dôvere (niektorí múdri ľudia tvrdia, že to je jedna z mála ciest zo súčasnej krízy).  Uvidíme, čo so systémom spravia nové prvky, ako napríklad Integrovaná územná investícia, ktorá je pre mňa zatiaľ veľkou neznámou. Táto proklamujeme okrem iného dôraz na flexibilitu systému. Dúfam tiež, že pozitívnym príkladom efektívnej spolupráce medzi donorom a mimovládnymi organizáciami sa stanú Blokový grant na podporu MVO a podporu partnerstiev švajčiarsko-slovenskej spolupráce alebo finančný mechanizmus Európskeho hospodárskeho priestoru a Nórsky finančný mechanizmus. V oboch pôsobia na koordinačnej úrovni nadácie a tak verím, že ukážu ako to môže fungovať k maximálnemu prospechu cieľových skupín.

[note color=”#FFCC00″]Mohlo by Vás zaujímať tiež: Ako písať kvalitné projekty?[/note]

O projektoch – v európskych vodách was last modified: 6 júna, 2018 by Peter Kulifaj
19. marca 2013 0 comment
0 Facebook Twitter Google + Pinterest
Ako písať kvalitné projekty
Manažment času a efektivita práce

Ako písať kvalitné projekty

V svojej práci sa stretávam aj s projektami a preto by som sa rád s Vami podelil o pár svojich poznatkov k tejto téme:

V súčasnej dobe mnohé organizácie tretieho sektora fungujú na báze projektov. Tie sú dôležitým obsahovým zdrojom (organizácia vie do čoho sa púšťa) a zároveň sú podstatným komunikačným nástrojom s donorom. V tomto článku sme pre vás pripravili základný prehľad toho, na čo je dobré pri tvorbe projektového zámeru myslieť, aby bol váš projekt úspešný.

Hlavné časti projektového zámeru

Projektový zámer je zložený z viacerých, logicky nadväzujúcich častí. Spravidla ide o informácie, ktoré sa týkajú cieľovej skupiny, východiskovej situácie, plánu aktivít (vrátane časového rozloženia), stanovenia kvantitatívnych a kvalitatívnych cieľov a rozpočtového plánu. Mimo to je potrebné priložiť viaceré prílohy, najmä pokiaľ ide o žiadosti predkladané štátnym a samosprávnym orgánom.

Počas prípravy zámeru neváhajte využiť všetky dostupné pomôcky, ktorý vám umožnia myslieť tvorivo. Okrem lineárneho spôsobu myslenia môžete skúsiť na veci hľadieť z rôznych uhlov pohľadu. V zásade nejestvuje jednoduchá postupnosť, ako spracúvať projektový zámer. Začať môžete určením východiskovej situácie a základného cieľa a postupne sa pustiť do ostatných oblastí. Projekt je mozaikou častí, ktoré dávajú správny tvar, len ak na seba nadväzujú. Preto sa neváhajte k jednotlivým okruhom priebežne vracať a upravovať ich. Na úvod si zapisujte všetko, čo vám príde na um a postupne svoje predstavy okresávajte. Premýšľajte tvorivo, využívajte flipcharty, myšlienkové mapy či iné moderné nástroje. Pestrá skladba projektového tímu vám zabezpečí dostatok nápadov. Využívajte tento potenciál v plnej miere a úspech sa určite dostaví.

Príprava projektu

Kvalitná príprava projektu je nevyhnutných predpokladom úspešnej realizácie. Základná projektová filozofia by mala vychádzať z poslania organizácie. Pokiaľ nie ste presvedčení, že (grantová) výzva je v súlade s vašim poslaním či aktuálnou situáciou, radšej sa obzrite po inej príležitosti. Niekedy sa totiž stáva, že organizácie neustále prispôsobujú svoje čiastkové ciele a aktivity požiadavkám donorom, až napokon zistia, že výsledky ich práce na seba nenadväzujú a celé ich snaženie zbytočne stroskotá.

Čaká Vás plánovanie, kľúčová oblasť v rámci prípravy projektu. Viac tipov, ako efektívne pracovať a plánovať nájdete na stránke www.nestiham.sk.

Pri plánovaní sa zamerajte na oblasti:

  • cieľová skupina

Cieľová skupina predstavuje ľudí, ktorí budú mať z realizácie projektu prospech. V rámci presnejšej špecifikácie môžeme uvažovať o primárnej a sekundárnej cieľovej skupine. Primárna cieľová skupina je tá, ktorá je priamo dotknutá pôsobením projektu. Pod sekundárnou skupinou môžme rozumieť klientov, ktorí pocítia vplyv projektových aktivít prostredníctvom zmien u primárnej cieľovej skupiny. Ako príklad nám môže poslúžiť tréningový program zameraný na rozvoj rodičovských zručností. Primárnou cieľovou skupinou budú rodičia, ktorí sa na tréningu zúčastnia. Sekundárnou cieľovou skupinou budú deti týchto rodičov, nakoľko nadobudnutím nových zručností u rodičov môže nastať pozitívna zmena aj v ich živote.

V niektorých prípadoch, najmä u projektov zameraných na získanie nových informácií či zmenu postojov, môže byť cieľovou skupinou aj širšia verejnosť. Za týchto okolností je však rovnako zmysluplné špecifikovať kritéria, resp. charakteristiky časti verejnosti, ktorú sa chystáme osloviť (napr. mladí ľudia vo veku 15 – 25 rokov, obyvatelia satelitných obcí a pod.).

  • východisková situácia

Zjednodušene môžme nazvať túto časť aj vyjadrením “kde sa nachádzame“. Východiskovú situáciu je užitočné vzťahovať k cieľovej skupine a zároveň popísať aj súčasný stav organizácie (personálne kapacity, zloženie tímu…), predchádzajúce projekty a motiváciu pre realizáciu projektu.

Práve schopnosť správne identifikovať potreby klientov odlišuje priemerné organizácie od tých výborných. Nezostávajte na povrchu a zdanlivo jasné tvrdenia podrobte podrobnému skúmaniu. Snažte sa byť vo svojom pomenovaní východísk presný a konkrétny. Zároveň sa nebojte stanovať hypotézy (inak to niekedy prosto nejde), ktoré vám poslúžia ako podklad pre pomenovanie cieľov a výber aktivít.

  • ciele

Pokiaľ poznáte východiskovú situáciu, nastal najvyšší čas definovať ciele. Jedným zo základných zásad je, že ciele by mali spĺňať tzv. SMART (Specifik, Measurable, Attainable, Realistic, Time bound ) schému. Teda, stanovte si ciele dostatočne konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo ohraničené/definované.

Obvyklé býva delenie cieľov na kvantitatívne ciele a kvalitatívne ciele. Kvantitatívne ciele majú vyjadrovať presne merateľné charakteristiky, v číselnom vyjadrení. Môže ísť o počet aktivít konkrétneho druhu alebo tiež počet prijímateľov, ktorým sa služba poskytne. Kvantitatívne sa dá tiež vyjadriť počet vydaných tlačených materiálov (či mediálnych výstupov), návštevnosť internetovej stránky, počet respondentov v prieskumoch a mnohé iné charakteristiky.

Už v tejto fáze by ste mali myslieť na spôsob hodnotenia plnenia cieľov. Jednoduchou a zároveň relevantnou formou posúdenia môže byť rozsah naplnenia vybraného cieľa. Ten môže byť stanovený absolútnym číslom alebo percentuálnym vyjadrením (napr. 90% realizovaných aktivít z celkového počtu 50 bude stále znamenať úspešné naplnenie kritéria).

Kvalitatívne ciele sú rovnako dôležité. Hovoríme o zmene stavu, ktorý nie je možné úplne presne číselne vyjadriť. Nadobudnutie zručností, zmena postoja, zlepšenie kvality života u klientov/zákazníkov býva práve tou inštanciou, ktorá nás motivuje k realizácii projektu. Napriek náročnejšiemu postupu pri hodnotení úspešnosti naplnenia kvalitatívnych cieľov by sme mali hľadať vhodné postupy ako to dosiahnuť. Metód je viacero, počnúc pozorovaním, cez využitie pred/po testov či rozhovorov, až po zložitejšie komplexné techniky kvalitatívneho výskumu.

Kvalitní realizátori projektov si pri plánovaní dávajú obzvlášť pozor na to, aby si nezamieňali ciele s prostriedkami, obvykle vo forme aktivít. Pokiaľ sa napr. v položke ciele objaví znenie v štýle „organizácia podujatia pod názvom Tréning osobnostného rozvoja“, je potrebné zamyslieť sa. Pretože nakoniec môžete prísť k tomu, že uvedené podujatie je len cestou k tomu, aby absolventi získali niečo (konkrétne) do života. Samotná realizácia nie je skutočným cieľom, ale prostriedkom k jeho dosiahnutiu.

  • aktivity

Činnosti, ktoré plánujete realizovať nazývame aktivitami. Každá aktivita by mala mať definovaný svoj začiatok a koniec. Nezabúdajte pri tom na to, že aktivity by nemali byť samoúčelné a mali by priamo súvisieť so stanovenými cieľmi.

  • časový plán

Rozumne vytvorený časový plán vás môže pri realizácii projektu ušetriť od mnohých starostí. Spracujte si ho ku každej aktivite samostatne, potom prekryte jednotlivé aktivity a budete mať lepší prehľad o procesoch, ktoré budú musieť „bežať“ súčasne. Nezabúdajte tiež na to, že väčšina aktivít nemá len svoj formálny začiatok (teda dátum a čas, kedy aktivita začne pre klientov), ale aj prípravnú fázu. Prípravná fáza môže byť u niektorých typov aktivít (napr. konferencia) dlhšia ako samotná aktivita. Po formálnom ukončení by ste mali ešte zhodnotiť význam aktivity v nadväznosti na ciele. Zahrňte do svojho časového plánu prípravnú aj hodnotiacu časť.

Mimo času venovaného aktivitám je užitočné počítať aj s časom (fázou) súvisiacim s administráciou projektu. Pri takmer každom projekte je to čas strávený nad priebežnými/záverečnými správami, účtovníctvom projektu, medializáciou aktivít a cieľov, vzdelávaním pracovníkov a podobne. Na záver nezabudnite posúdiť časový plán s realizáciou všetkých ostatných projektov, ktoré práve v organizácií prebiehajú, resp. plánujete ich spustenie. Len máločo vie tak vyčerpať pracovný tím, ako nezvládnuteľné množstvo aktivít v krátkom čase.

  • propagácia projektu

Rozhodli ste sa realizovať zámer, ktorý o kúsok zmení svet. Dajte o sebe vedieť. Nie len kvôli prezentácii donorov, ale aj preto, aby ste inšpirovali druhých. Samozrejmosťou by mala byť vlastná internetová stránka. Naplánovať si môžete pravidelné publikovanie článkov, vydávanie tlačových správ, výrobu vtipných nálepiek či odznakov. Možno sa vám na začiatku nepodarí osloviť média s celoštátnou pôsobnosťou. Nevadí. Obzrite sa po lokálnych novinách či televízií a sami ich oslovte. Isto zverejnia informácie o každom dobrom projekte.

  • potrebné zdroje

Plánovanie zdrojov prebieha v dvoch hlavných etapách. V úvode projektu, v čase keď vzniká prvotný zámer, je vhodné zamyslieť sa nad jeho hlavnými zdrojmi. Postačuje povrchnejšie zhodnotenie dostupnosti zdrojov. Zámerom totiž je, aby ste sa nepustili do intenzívneho spracovania cieľov, aktivít, časového plánu a následne zistili, že projekt nebude možné, z pragmatických dôvodov realizovať (samozrejme: môžete sa pustiť do tvorby veľkolepých plánov a potom hľadať na tieto plány vhodné zdroje, pokiaľ teda počítate s tým, že projekt sa môže začať aj o rok, dva či neskôr po získaní potrebných zdrojov).

V tomto prípade nehovoríme len o finančných zdrojov, i keď tie sú samozrejme veľmi dôležité. Nemenej dôležité je aj personálne zabezpečenie. Bez vhodných, kvalifikovaných a odhodlaných ľudí je akokoľvek dobre financovaný projekt odsúdený na zánik.

  • rozpočet projektu

V závere projektu bude potrebné špecifikovať plán výdavkov a príjmov. Mimovládne organizácie spravidla tvoria rozpočet v štruktúrach daných donorom, tieto sa od seba často krát líšia. Obvyklé kategórie sú personálne náklady, prevádzkové náklady a výdavky na materiálno-technické vybavenie. Všetky tri kategórie sa potom delia na pod-kategórie. U personálnych nákladov to môžu byť položky hrubá mzda, odvody a príspevky zamestnávateľa. Pri prevádzkových nákladoch výdavky na prenájom priestorov, komunikačné náklady či výdavky na rôzne služby (revízie zariadení, vedenie účtovnej agendy, stravovanie zamestnancov a iné). A napokon materiálno-technické vybavenie pokryje nákup materiálu potrebného na realizáciu aktivít. Užitočným pomocníkom pre tvorbu rozpočtových tabuliek môže byť aj Ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie, zverejnená na stránkach Ministerstva financií Slovenskej republiky.

Rozpočet by ste mali spracovať tak, aby bolo nie len vám, ale aj potencionálnym donorom dostatočne jasné, ako ste sa ku konečným sumám dopracovali. Zostavený rozpočet si pozorne porovnajte s obsahom projektu, aby sa vám nestalo, že v rozpočte uvediete položky, ktoré v aktivitách nespomínate. Platí to i opačne – aby ste v priebehu realizácie nezistili, že dôležitá položka vám v rozpočte chýbala a projekt je teraz vážne ohrozený.

Každú položku (resp. pod-položku) rozpočtu sa snažte dostatočne presne vyjadriť, zároveň si nechajte priestor na flexibilné zmeny. Základný vzorec pre vyjadrenie by mal obsahovať jednotku (napr. kus, hodina), cenu za jednotku a počet jednotiek (príklad: výpočet hrubej mzdy – 650 €/mesiac x 12 mesiacov = 7 800 €). Využívajte tiež možnosť pomerného vyjadrenia. Ak pripravovaný projekt pokryje 40 % vašich časových či priestorových kapacít, tak do rozpočtu uvediete len daných 40 % z celkových nákladov (príklad: nájom priestorov vás mesačne stojí 300 €. Na projekt „Zmeň svoj život“ predpokladáte využitie z 30 % celkového času počas mesiaca. Do projektu tak uvediete 90 € náklady na priestory, ostatnú časť uvediete v iných projektoch.). Ľahšie tak získate prostriedky na nevyhnutné, nie vždy priame náklady projektu.

Ako začínajúca organizácia to budete mať ešte o čosi ťažšie. Spravidla je potrebný aj vlastný/iný vklad. Na úvod sa preto obzerajte po príležitostiach, ktoré vám umožnia podmienku vlastného vkladu vyjadriť nefinančným plnením. Vložiť tak môžete dobrovoľnícku prácu, sponzorom poskytnuté priestory a podobne.

Projekt je pripravený, čo ďalej?

Zodpovedne ste sa venovali jednotlivým častiam – mazali ste zbytočné, pridávali nové nápady, komentovali návrhy kolegov, diskutovali o dôležitých bodoch. Nezabudli ste ani na všetky povinné prílohy. Nastal preto vhodný čas získať na projekt prostriedky a pustiť sa do realizácie. Neváhajte osloviť viacerých donorov, rozprávajte o vašich plánoch s priateľmi a známymi. Informujte ľudí okolo seba, využívajte potenciál internetového priestoru. Pustite sa do toho, držíme palce!

ZAUJÍMA VÁS, AKO ROBIŤ VECI EFEKTÍVNE? Kliknite na nestiham.sk.

Ako písať kvalitné projekty was last modified: 18 októbra, 2020 by Peter Kulifaj
9. februára 2013 0 comment
0 Facebook Twitter Google + Pinterest

O mne

O mne

Tento blog je venovaný najmä témam sociálnej práce a politiky, ktoré sú mi blízke. Druhou veľkou láskou je pre mňa oblasť plánovania, efektivity, časového manažmentu. Týmto oblastiam sa viac venujem na www.nestiham.sk

Pozvánky

Obľúbené články

  • 1

    Extrémizmus – kedy vstúpi na scénu sociálna práca?

    24. februára 2014
  • 2

    Ako písať kvalitné projekty

    9. februára 2013
  • 3

    Vyrovnať sa s autizmom

    11. júla 2020
  • 4

    Názov pre občianske združenie? S iným ako slovenským nemusíte uspieť…

    19. januára 2014
  • GTD: zaujímavá metóda manažmentu času a úloh

    25. decembra 2012

Oplatí sa prečítať

Posledné články

  • Vyrovnať sa s autizmom

    11. júla 2020
  • Sociálni pracovníci a bezpečnosť

    19. februára 2019
  • Tip na výlet: Hodruša Hámre – Banská Štiavnica

    1. augusta 2018
  • Konferencia Terénní a nízkoprahové programy 2018: čo ma zaujalo

    25. júna 2018
  • Veľký prehľad diárov

    24. septembra 2017

Tagy

autizmus Devínska Nová Ves Doller Dotácie a granty Elektronické služby štátu Etický kódex Franklin Covey GTD konferencie mojrozvoj.sk NGO sektor Passion Planner Plánovanie Podujatia Projektový manažment Slovenská komora sociálnych pracovníkov a asistentov SP Sociálna práca Streetwork terapie terénna sociálna práca Tipy na lepší time managment Výlety česká asociace streetwork

Články o manažmente času

slovensko.social

  • 1

    Extrémizmus – kedy vstúpi na scénu sociálna práca?

    24. februára 2014
  • 2

    Vyrovnať sa s autizmom

    11. júla 2020
  • 3

    Slovenská komora sociálnych pracovníkov bude hľadať nového predsedu/predsedníčku

    22. augusta 2017

Postrehy a komentáre

  • 1

    Ako to bolo s príbehom jedného človeka a “ponechaním v systéme”

    11. septembra 2017
  • 2

    Tip na výlet: Hodruša Hámre – Banská Štiavnica

    1. augusta 2018
  • 3

    O dobrovoľníctve…

    9. septembra 2013
  • Email

Designed and Developed by PenciDesign


Back To Top
Používame cookies aby sme pre vás zabezpečili ten najlepší zážitok z našich webových stránok. Ak budete pokračovať v používaní tejto stránky budeme predpokladať, že ste s ňou spokojní.Ok