Category:

Manažment času a efektivita práce

Veľký prehľad diárov

Posledný mesiac roka je tradične pre mnohých z nás spojený s výberom vhodného pomocníka na plánovanie – papierového diára. Za ostatné roky som vyskúšal niekoľko papierových aj elektronických spôsobov práce s termínmi a úlohami a v súčasnosti mám konečne systém, s ktorým som už viac menej spokojný. Prezradím Vám, že ide o kombináciu oboch riešení, o tom však viac až v závere článku.

Rád by som Vám ponúkol v tomto príspevku stručný pohľad na vybrané papierové diáre. Na trhu je už skutočne z čoho si vyberať. Ten svoj výber som zúžil na tieto značky:

1. Motivačný diár
2. Doller
3. Clever Minds
4. ADK
5. Franklin Covey

Hneď v úvode je dôležité uviesť, že nejde o ich priame porovnanie. Jedným z dôvodov je skutočnosť, že majú odlišné veľkosti a to značne odlišuje ich funkčnosť. Priamymi konkurentmi by tak mohli byť len Franklin Covey a ADK, a taktiež Doller a Clever Minds. Motivačný diár má svoju vlastnú “váhovú” kategóriu. Pri každom riešení nájdete preto stručný prehľad toho, pre koho je ten-ktorý diár vhodný a pre koho skôr nie. Pustime sa teda do toho…

24. septembra 2017 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Dotazníky k diplomovkám a kol.

Opäť raz prišlo obdobie študentských dotazníkov a v mailovej schránke si ich tak nájdem zo 9 – 10 týždenne. Keďže som školu neskončil až tak dávno, zo solidarity vyplním tak 80% z nich. Vynechám iba tie, ktoré sú úplne mimo oblasti môjho/nášho pôsobenia v organizácií alebo tie, ktorých otázky mi neprídu relevantné vo vzťahu k téme, o ktorej chce študent/ka písať. Obávam sa však, že s pribúdajúcim vekom, kilami (to už hádam nie) a šedinami sa toto percento bude výrazne znižovať, a tak mám pár tipov pre študentov, čomu sa vyhnúť:

Chyba č. 1: Dotazník je anonymný, jeho výsledky nebudú nikde zverejnené a bude použitý výhradne na potreby mojej práce

Táto obligatórna veta vyskytujúca sa takmer v každom sprievodnom maili (ktoré sa inak podobajú ako vajce vajcu) je pre mňa úplne nepochopiteľná. Ak chcem predsa niekoho motivovať, aby trávil čas nad otázkami a podelil sa o svoje skúsenosti, vhodnejšie by bolo uviesť niečo v zmysle výsledky dotazníka budú okrem mojej diplomovej práce zverejnené aj na mojom osobnom blogu/študentskom časopise/web stránke organizácie XY a ďalších 10 miestach. Ak chcete byť o výsledkoch informovaný, vyplňte prosím kontaktné údaje na seba. Veru hlboko je zakorenené to, že svoj názor musíme vysloviť anonymne, pretože ak sa naň príde, budeme potrestaní. Alebo? Prečo táto formulka, ktorá sa používa už dlhé roky?

Chyba č. 2: Vyplnený dotazník mi prosím zašlite do piatka (je streda)

Čo povedať – len to, že s blížiacim sa termínom uzávierok diplomových (a iných) prác výrazne stúpa počet žiadostí, a tým klesá pravdepodobnosť, že ten váš bude vyplnený. Nuž, netreba si všetko nechávať na poslednú chvíľu.

Chyba č. 3: Dajte prosím dotazník vyplniť vašim klientom

Tak toto veru nerobíme. Kedysi sme to skúšali a zistili sme, že obvykle majú otázky “akademický” rozmer a decká či mladí mnohým z nich nerozumeli. Snažili sme sa im ich vysvetľovať, išlo však len o našu interpretáciu. Ľudia znalí výskumných metód mi pravdepodobne dajú za pravdu v tom, že z hľadiska metodológie to je zúfalé riešenie. Výnimočne môže človek prísť a dotazník dať klientom vyplniť. Predtým však musí absolvovať niekoľko stretnutí s nimi (bez dotazníka), aby nakoniec aj tak pochopil, že to nebude až také jednoduché. Táto podmienka mnohých odradí (asi to dá veľa práce), ale občas sa nájde niekto, kto sa na to dá a ak vydrží, tak to stojí za to.

Zhrnuté a podčiarknuté – zdôrazňujte, kde všade budú získané poznatky využité, pýtajte si kontakt, aby ste človeka mohli informovať o výsledku, dbajte na správne načasovanie a investujte energiu do spoznania respondentov. Občas sa nájdu študenti a študentky, ktorí vytŕčajú z radu a spôsob, akým na to idú je úplne odlišný od ostatných. Takže to ide 🙂

P.S: k ilustračnému obrázku. Celkom ma prekvapuje, že v tejto dobe je množstvo dotazníkov zasielaných ako príloha v Office, pričom sú medzi nimi aj otázky na škále, prípadne viacnásobný výber. Nechcel by som byť potom tým, ktorý si to ručne prepisuje do excelu, aby mohol vytvoriť napr. grafy. Pritom by stačilo pohrať sa trochu s Google form.

26. februára 2014 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Prečo donorom už nápad nestačí a témou číslo 1 sa stáva propagácia?

Jednu z ostatných sobôt som mal možnosť porozprávať čosi o tom, ako písať (kvalitné) projekty. Na seminári v Tvrdošíne sa stretla skupina šikovných ľudí, ktorí ma inšpirovali k niektorým novým úvahám o projektovom manažmente “mimovládok”.

Svoj prvý projekt som napísal pred takmer desiatimi rokmi. Spomínam si, že už vtedy sme sa celkom vytrápili s projektovými formulármi. Živo sme diskutovali o obsahu, stále dokola upravovali jednotlivé odseky, do detailu spracovali rozpočet nevediac ešte vôbec nič o takom niečom, ako je účtovná klasifikácia. Bol založený na myšlienke rozvoja sociálnych zručností u detí z málo podnetného prostredia, ktorej sme všetci dobrovoľníci a dobrovoľníčky úplne verili. To bolo radosti, keď nám prišlo rozhodnutie o schválení…

Úspešne sme zvládli tak realizáciu, ako i administratívu. Nemali sme žiadnych platených zamestnancov, ani skúsenosť s vyúčtovaním projektov. Ešte aj dnes som tak vďačný za dôveru, ktorú sme dostali od Nadácie pre deti Slovenska. Práve tento prvý projekt nás naštartoval a v ďalších rokoch sme realizovali množstvo iných aktivít (a realizovali desiatky projektov).

Za tie roky sa toho veľa zmenilo. Offline formuláre (Word) nahradili on-line aplikácie, bez znalostí účtovníctva sa ďaleko nepohnete, pomer medzi časom venovaným cieľovým skupinám a tým stráveným nad požiadavkami donorov sa mení v neprospech týchto skupín. Čo tento stav spôsobuje a aké sú možné dôsledky?

Už len nadšenie a nápad nestačí

Nasledujúce riadky sú len mojimi hypotézami, prosím vnímajte ich tak. Možno som sa v niektorom z bodov “sekol”, no taktiež je tu šanca, že vám pomôžu lepšie pochopiť čo sa deje.

Neziskový sektor sa stáva čoraz profesionalizovanejším

Z veľkého množstva organizácií fungujúcich výhradne na báze dobrovoľníctva sa postupne začali vyčleňovať tie, ktoré si mohli dovoliť zamestnať aspoň jedného človeka na čiastočný, neskôr plný úväzok. Netreba asi veľa “filozofovať” nad tým, čo táto zmena spôsobila. Keď sme boli všetci dobrovoľníci, nedalo sa na nikoho ukázať prstom a povedať “ty budeš vypĺňať tabuľky, písať správy, hľadať ďalšie zdroje”. Všetci sme chceli byť zapojení do priamych aktivít, nie robiť administratívu. A tak sa jej venoval niekto z nás po nociach a “na kolene”, alebo sme sa museli zmieriť s tým, že na rozvoj nezostáva čas. V podobe zamestnancov sa však situácia posunula ďalej. V reči obchodu by sme mohli povedať, že to bola investícia. A to zásadná. Už nebolo len “tu a teraz”, začalo sa premýšľať aj nad budúcnosťou. A teraz to podstatné – pred 10. rokmi sme mali všetci podobnú východiskovú situáciu a k tejto transformácií prichádzalo u viacerých organizácií súčasne. Kto nasadol na vlak, vezie sa. Kto zmeškal alebo ešte si ešte len teraz kupuje lístok, bude to mať o čosi ťažšie.

Konkurenčná situácia medzi (nadačnými) donormi mení stratégie

Vyzerá to tak, že pred vážnymi výzvami stoja aj samotné nadácie. Za posledné roky sa ich počet markantne nezvýšil, no cítiť, že prichádza k istým zmenám. Zatiaľ čo váš projekt prechádza schvaľovacím procesom cez ruky odborníkov, ktorí sa (našťastie) ešte vždy sústredia na dopad aktivít na cieľovú skupinu (obsah projektu), po jeho schválení sa situácia mení. Počas celej doby realizácie budete pravdepodobne vnímať, že dôležitými pre donora sú dve veci – správne vykazovanie účtovných dokladov a propagácia. Malé a nové iniciatívy to môže celkom prekvapiť – veď ste chceli len spraviť niečo pre svoju komunitu a zrazu zistíte, že potrebujete úplne iné zručnosti, aké by ste potrebovali k úspešnej realizácii projektu.

Ako si vysvetľujem to, že sa vás už nik nespýta (neformálne) ako vám to v aktivitách ide, či netreba s niečim pomôcť, poradiť (po obsahovej stránke)? Nie je čas, vzťahy nahrádzajú zmluvy. Nadácie musia zvládnuť marketing podporených aktivít, ktorého vy ste hlavným nositeľom. V poslednom období vznikli viaceré nové darcovské portály, kde niektoré z nich zdôrazňujú nevyhnutnosť prinášať zaujímavé ľudské príbehy (niekedy až na hranici “Modrého z neba” a etiky), niektoré nadácie “bojujú” s poklesom darcov (napr. čistý výnos zbierky Hodina deťom postupne klesal z 464 851 € v 1. ročníku až na súčasných 191 218 € v poslednom 14. ročníku).

Pod svetlom týchto skutočností je jasné, prečo sú nadácie čoraz viac riadené manažérsky a prečo sa vec dejú tak, ako sa dejú. Zmyslom ich existencie je síce robiť svet lepším miestom na život, no prostriedkom je získavanie finančných zdrojov a ich následné prerozdeľovanie. Bez nich nebudú môcť napĺňať svoje poslanie. Preto, ak realizujete svoj prvý projekt a máte pocit, že toho PR je akosi veľa, možno toto vám pomôže pochopiť dôvod, prečo tomu tak je.

Osobne si myslím, že kvantita mediálnych výstupov nič negarantuje. Treba asi skúsiť a uvidí sa, či bude treba hľadať neformálnejšie a ľuďom bližšie formy propagácie, než ako sú dlhé a zmluvne zakotvené znenia o tom, kto vás podporil.

Raz som bol na jednom podujatí, kde pán zaujímavo rozprával o ich aktivitách, keď si v jednom momente vytiahol papier, prečítal dlhú vetu o tom, že “tento projekt podporili…” a pokračoval ďalej. Bolo cítiť, že to treba niekedy povedať, tak to povedal, kedy mu prišlo na um. Že by som si však pomyslel “vau, oni podporili túto skvelú vec” – čo aj bola, tak to nie. Možno ak by dostal šancu kreatívne zakomponovať znenie o podpore (myslím, že na to rečnícky mal) do svojej prezentácie (a upustiť od zmluvnej formulácie), malo by to šancu.

Nové občianske iniciatívy budú vyhľadávať nové/alternatívne formy financovania

A čo teraz s tým? Ste menšia organizácia alebo združenie, možno bez ľudí na administratívu a predsa chcete robiť aktivity, na ktoré je potrebné získať zdroje. Napriek tomu, že už je sformovaná istá skupina organizácií, ktoré majú svoje inštitucionálne zázemie, nič nie je stratené. Zdá sa mi, že napriek očakávaniam nadácií na isté marketingové a účtovnícke kapacity je taktiež stále prítomná silná potreba podporovať široké spektrum iniciatív po celom Slovensku a rôzneho druhu. Takže, mať schválený projekt sa dá. Už ale viete, že treba medzi vami nájsť ľudí, ktorí sú nie len zapálení pre plánované aktivity, ale zvládnu plniť i očakávania donorov v oblasti propagácie a “papierov”.

Pravdepodobne raz nastane moment, kedy bude existovať dostatočné množstvo vyspelých organizácií, ktoré budú schopné naplniť očakávania donorov a zdroje sa tak budú deliť najmä medzi ne. A čo bude potom, netuším. Predpokladám, že sa na scéne objaví opäť niekto, kto povie “my vieme, že to čo robíte robíte pomáha druhým, my to vieme, a to nateraz stačí”.

P.S: podpora z dotačných schém Úradu vlády a iných štátnych subjektov je zase o niečom úplne inom. Ale o tom možno nabudúce…

14. februára 2014 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Názov pre občianske združenie? S iným ako slovenským nemusíte uspieť…

Ak uvažujete o založení občianskeho združenia, okrem dodržania náležitostí vyplývajúcich zo zákona o združovaní občanov, mali by ste spozornieť aj pri výbere vhodného názvu. Na Slovensku je síce registrovaných niekoľko tisíc občianskych združení, z ktorých viaceré majú anglické, latinské, inojazyčné pomenovania (napr. aj tie v jazyku národnostných menšín) či dokonca symbolické pomenovania. Ani by vám tak možno neprišlo na um, že by ste sa mali v úvahách obmedziť len na názvy v našom rodnom jazyku. Prečo? Pred pár týždňami sa ku mne dostalo rozhodnutie Ministerstva vnútra SR, ktoré pozastavilo registráciu s odôvodnením, že navrhovaný názov nie je v súlade s Ústavou SR (čl. 6 ods. 1) a zákonom o štátnom jazyku (270/1995, §8). Trochu som tomu nerozumel a tiež sa mi to celkom nezdalo (najmä ak mi v prvom momente prišlo na um, či by sa takáto interpretácia zákona mohla vzťahovať aj iné neziskové organizácie či dokonca obchodné spoločnosti). Poslal som tak otázky Ministerstvu vnútra, ako i Ministerstvu kultúry, pod ktoré uvedený zákon patrí. A aký je výsledok?

Vyjadrenie Ministerstva kultúry SR

“Ministerstvo kultúry Slovenskej republiky žiadateľovi oznamuje, že zákon Národnej rady Slovenskej republiky č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov, neupravuje postup ani podmienky registrácie občianskych združení, ale určuje povinnosť používať štátny jazyk v stanovách združení, spolkov, politických strán, politických hnutí a obchodných spoločností (§ 8 ods. 3 zákona o štátnom jazyku). Názov združenia, resp. inej spoločnosti, sa ako súčasť stanov spravidla uvádza v slovenskej jazykovej verzii. Výnimkou sú vlastné mená, všeobecne zaužívané výrazy v cudzom jazyku, bežne zrozumiteľné slová cudzieho pôvodu, vymyslené (fantazijné) výrazy a iné názvy a cudzie slová, ktorých preklad nie je možný ani účelný. Do tejto kategórie slov možno zaradiť aj výrazy galea a abacus, ktoré sa v slovenskom jazyku používajú aj v iných kontextoch.”

Pre upresnenie, pojmy Galea, o.z. a Abacus, s.r.o. som použil ako vymyslené príklady (latinčina), aby som sa priamo spýtal, či ich použitie je porušením zákon, resp. dôvodom pre neregistrovanie.

Odpoveď Ministerstva vnútra SR

“V prípade, že názov združenia nie je v súlade so zákonom č. 270/1995 Z.z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky, ministerstvo je oprávnené na to združenie upozorniť s tým, že pokiaľ vady nebudú odstránené, konanie o registrácii sa nezačne. Podľa § 8 ods. 3 zákona č. 270/1995 Zb. o štátnom jazyku Slovenskej republiky sa vyhotovujú v štátnom jazyku okrem iného aj stanovy združení. Vychádzajúc z § 6 ods. 2 zákona č. 83/1990 Zb. o združovaní občanov Ministerstvo vnútra SR zastáva právny názor, že keď je názov združenia súčasťou stanov, je potrebné ho uviesť v štátnom jazyku tiež. Ministerstvo vnútra SR nie je oprávnené sa vyjadrovať, či v minulosti registrované občianske združenia (nadácie) s anglickým, resp. latinským názvom boli zaregistrované v rozpore so zákonom.”

Tak, čo myslíte vy? Ja, samozrejme ovplyvnený svojim očakávaním, považujem odpoveď Ministerstva kultúry za takmer jasné vyjadrenie názoru, že názvy môžu byť aj v inom jazyku.

Isto, nie je to problém, ktorého vyriešením posunieme niekam ďalej našu spoločnosť. Áno, nahradiť anglický názov slovenským by nemuselo bolieť, o čosi viac by som bol na pochybách pri združeniach, ktoré pôsobia v prostredí menšín. Aby sme však vedeli na čom sme (a to ešte netreba zabúdať, že obchodné spoločnosti sa zvyknú oveľa častejšie nazývať “inak” a táto otázka sa týka aj ich), pre poriadok by bolo vhodné dopracovať sa ku konzistentným stanoviskám.

19. januára 2014 12 komentárov

Manažment času a efektivita práce

Pozvanie na seminár Ako písať kvalitné projekty

Žiadateľov v rôznych grantových programoch je čoraz viac a nároky na kvalitu projektových zámerov sú tak vyššie. Nápad je dôležitý, no rovnako podstatným sa stáva porozumenie toho ako formulovať východiskovú situáciu, identifikovať ciele či pripraviť rozpočet. Ak vás tieto a ďalšie oblasti z prípravy projektových zámerov zaujímajú, budete 8. februára na Orave (konkrétne v Tvrdošíne), tak ešte stále máte možnosť registrovať sa. Na stretnutie sa teším osobne 🙂

15. januára 2014 0 comment

Manažment času a efektivita práce

NGO Day 2013

V bratislavskom Poluse sa v utorok 8.10 konal NGO Day 2013 venovaný predstaveniu technologických možností pre neziskové organizácie. Zašiel som sa tak pozrieť na novinky, ktoré by mi mohli pomôcť v práci. Akcia sa konala v DigiPointe, ktorý sa práve v tento deň slávnostne otváral.

Rečníkov bolo viacero, program ponúkol témy rôzneho druhu a prezentácie by mohli byť čoskoro na stránkach Nadácie Pontis. Rád by som sa s Vami podeli iba o postrehy k jednej z nich a to možnosti využívať produktov spoločnosti Microsoft neziskovými organizáciami. Ponuku produktu Office 365 predstavil pán Černák, manažér divízie Office. Nebudem robiť špeciálnu reklamu produktu, všetky informácie nájdete na stránkach Microsoftu alebo v užívateľských recenziách. Ľudia z neziskoviek sa o tejto možnosti môžu dozvedieť viac na samostatnej podstránke spoločnosti, resp. na stránkach TechSoup Slovensko. Priznávam, prezentácia ma oslovila a možnosti, ktoré Office 365 by som rád by vyskúšal, najmä pre možnosť zdieľania informácií s kolegami a tiež pre produkt Exchange online, čo má byť mailový klient na cloude. Outlook je síce super, no fakt, že ho nemôžem mať pri sebe všade a na každom zariadení, ktoré používam je dosť limitujúci.

Mám rád open source riešenia a pre začínajúce (ale i pokročilé) neziskové a občianske iniciatívy sú skvelým, nenákladným riešením. V Mládeži ulice veľa pracujeme s projektami, a tie samozrejme spracúvame za pomoci dostupných kancelárskych balíkov. Objavil sa však donor, ktorý pripravil zložitejšie (tabuľkové) formuláre vo Worde. Najprv prišla frustrácia z toho, prečo je nutné v textovom editore pracovať toľko s tabuľkami, a v nich s ďalšími tabuľkami, zaškrtávacími poliami atď. Prichádzalo k nedorozumeniam a čo je najhoršie, ohrozilo to možnosť zapájať sa do výziev. No nič, donor je donor a tak zmena musela prísť z našej strany. V organizácii sme využili ponuku Tech-soupu a zaobstarali si prvé dve licencie. Prvé dni som s nostalgiou spomínal na Open Office, ale…priznávam, zmenil som názor. Outlook mi sadol a na Thundebird som rýchlo zabudol. Word i Excel si ma získavali o čosi dlhšie, ale podarilo sa (i keď, niektoré funkcionality v OO sú pre mňa stále lepšie). A celý tento proces spustil jeden jediný užívateľ, ktorý využíval produkt Microsoftu a kompatibilita v “komunikácii” bola “životne” dôležitá. A tak som podľahol aj ja…

11. októbra 2013 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Ako písať kvalitné projekty

V svojej práci sa stretávam aj s projektami a preto by som sa rád s Vami podelil o pár svojich poznatkov k tejto téme:

V súčasnej dobe mnohé organizácie tretieho sektora fungujú na báze projektov. Tie sú dôležitým obsahovým zdrojom (organizácia vie do čoho sa púšťa) a zároveň sú podstatným komunikačným nástrojom s donorom. V tomto článku sme pre vás pripravili základný prehľad toho, na čo je dobré pri tvorbe projektového zámeru myslieť, aby bol váš projekt úspešný.

Hlavné časti projektového zámeru

Projektový zámer je zložený z viacerých, logicky nadväzujúcich častí. Spravidla ide o informácie, ktoré sa týkajú cieľovej skupiny, východiskovej situácie, plánu aktivít (vrátane časového rozloženia), stanovenia kvantitatívnych a kvalitatívnych cieľov a rozpočtového plánu. Mimo to je potrebné priložiť viaceré prílohy, najmä pokiaľ ide o žiadosti predkladané štátnym a samosprávnym orgánom.

Počas prípravy zámeru neváhajte využiť všetky dostupné pomôcky, ktorý vám umožnia myslieť tvorivo. Okrem lineárneho spôsobu myslenia môžete skúsiť na veci hľadieť z rôznych uhlov pohľadu. V zásade nejestvuje jednoduchá postupnosť, ako spracúvať projektový zámer. Začať môžete určením východiskovej situácie a základného cieľa a postupne sa pustiť do ostatných oblastí. Projekt je mozaikou častí, ktoré dávajú správny tvar, len ak na seba nadväzujú. Preto sa neváhajte k jednotlivým okruhom priebežne vracať a upravovať ich. Na úvod si zapisujte všetko, čo vám príde na um a postupne svoje predstavy okresávajte. Premýšľajte tvorivo, využívajte flipcharty, myšlienkové mapy či iné moderné nástroje. Pestrá skladba projektového tímu vám zabezpečí dostatok nápadov. Využívajte tento potenciál v plnej miere a úspech sa určite dostaví.

Príprava projektu

Kvalitná príprava projektu je nevyhnutných predpokladom úspešnej realizácie. Základná projektová filozofia by mala vychádzať z poslania organizácie. Pokiaľ nie ste presvedčení, že (grantová) výzva je v súlade s vašim poslaním či aktuálnou situáciou, radšej sa obzrite po inej príležitosti. Niekedy sa totiž stáva, že organizácie neustále prispôsobujú svoje čiastkové ciele a aktivity požiadavkám donorom, až napokon zistia, že výsledky ich práce na seba nenadväzujú a celé ich snaženie zbytočne stroskotá.

Pri plánovaní sa zamerajte na oblasti:

cieľová skupina

Cieľová skupina predstavuje ľudí, ktorí budú mať z realizácie projektu prospech. V rámci presnejšej špecifikácie môžeme uvažovať o primárnej a sekundárnej cieľovej skupine. Primárna cieľová skupina je tá, ktorá je priamo dotknutá pôsobením projektu. Pod sekundárnou skupinou môžme rozumieť klientov, ktorí pocítia vplyv projektových aktivít prostredníctvom zmien u primárnej cieľovej skupiny. Ako príklad nám môže poslúžiť tréningový program zameraný na rozvoj rodičovských zručností. Primárnou cieľovou skupinou budú rodičia, ktorí sa na tréningu zúčastnia. Sekundárnou cieľovou skupinou budú deti týchto rodičov, nakoľko nadobudnutím nových zručností u rodičov môže nastať pozitívna zmena aj v ich živote.

V niektorých prípadoch, najmä u projektov zameraných na získanie nových informácií či zmenu postojov, môže byť cieľovou skupinou aj širšia verejnosť. Za týchto okolností je však rovnako zmysluplné špecifikovať kritéria, resp. charakteristiky časti verejnosti, ktorú sa chystáme osloviť (napr. mladí ľudia vo veku 15 – 25 rokov, obyvatelia satelitných obcí a pod.).

východisková situácia

Zjednodušene môžme nazvať túto časť aj vyjadrením “kde sa nachádzame“. Východiskovú situáciu je užitočné vzťahovať k cieľovej skupine a zároveň popísať aj súčasný stav organizácie (personálne kapacity, zloženie tímu…), predchádzajúce projekty a motiváciu pre realizáciu projektu.

Práve schopnosť správne identifikovať potreby klientov odlišuje priemerné organizácie od tých výborných. Nezostávajte na povrchu a zdanlivo jasné tvrdenia podrobte podrobnému skúmaniu. Snažte sa byť vo svojom pomenovaní východísk presný a konkrétny. Zároveň sa nebojte stanovať hypotézy (inak to niekedy prosto nejde), ktoré vám poslúžia ako podklad pre pomenovanie cieľov a výber aktivít.

ciele

Pokiaľ poznáte východiskovú situáciu, nastal najvyšší čas definovať ciele. Jedným zo základných zásad je, že ciele by mali spĺňať tzv. SMART (Specifik, Measurable, Attainable, Realistic, Time bound ) schému. Teda, stanovte si ciele dostatočne konkrétne, merateľné, dosiahnuteľné, realistické a časovo ohraničené/definované.

Obvyklé býva delenie cieľov na kvantitatívne ciele a kvalitatívne ciele. Kvantitatívne ciele majú vyjadrovať presne merateľné charakteristiky, v číselnom vyjadrení. Môže ísť o počet aktivít konkrétneho druhu alebo tiež počet prijímateľov, ktorým sa služba poskytne. Kvantitatívne sa dá tiež vyjadriť počet vydaných tlačených materiálov (či mediálnych výstupov), návštevnosť internetovej stránky, počet respondentov v prieskumoch a mnohé iné charakteristiky.

Už v tejto fáze by ste mali myslieť na spôsob hodnotenia plnenia cieľov. Jednoduchou a zároveň relevantnou formou posúdenia môže byť rozsah naplnenia vybraného cieľa. Ten môže byť stanovený absolútnym číslom alebo percentuálnym vyjadrením (napr. 90% realizovaných aktivít z celkového počtu 50 bude stále znamenať úspešné naplnenie kritéria).

Kvalitatívne ciele sú rovnako dôležité. Hovoríme o zmene stavu, ktorý nie je možné úplne presne číselne vyjadriť. Nadobudnutie zručností, zmena postoja, zlepšenie kvality života u klientov/zákazníkov býva práve tou inštanciou, ktorá nás motivuje k realizácii projektu. Napriek náročnejšiemu postupu pri hodnotení úspešnosti naplnenia kvalitatívnych cieľov by sme mali hľadať vhodné postupy ako to dosiahnuť. Metód je viacero, počnúc pozorovaním, cez využitie pred/po testov či rozhovorov, až po zložitejšie komplexné techniky kvalitatívneho výskumu.

Kvalitní realizátori projektov si pri plánovaní dávajú obzvlášť pozor na to, aby si nezamieňali ciele s prostriedkami, obvykle vo forme aktivít. Pokiaľ sa napr. v položke ciele objaví znenie v štýle „organizácia podujatia pod názvom Tréning osobnostného rozvoja“, je potrebné zamyslieť sa. Pretože nakoniec môžete prísť k tomu, že uvedené podujatie je len cestou k tomu, aby absolventi získali niečo (konkrétne) do života. Samotná realizácia nie je skutočným cieľom, ale prostriedkom k jeho dosiahnutiu.

aktivity

Činnosti, ktoré plánujete realizovať nazývame aktivitami. Každá aktivita by mala mať definovaný svoj začiatok a koniec. Nezabúdajte pri tom na to, že aktivity by nemali byť samoúčelné a mali by priamo súvisieť so stanovenými cieľmi.

časový plán

Rozumne vytvorený časový plán vás môže pri realizácii projektu ušetriť od mnohých starostí. Spracujte si ho ku každej aktivite samostatne, potom prekryte jednotlivé aktivity a budete mať lepší prehľad o procesoch, ktoré budú musieť „bežať“ súčasne. Nezabúdajte tiež na to, že väčšina aktivít nemá len svoj formálny začiatok (teda dátum a čas, kedy aktivita začne pre klientov), ale aj prípravnú fázu. Prípravná fáza môže byť u niektorých typov aktivít (napr. konferencia) dlhšia ako samotná aktivita. Po formálnom ukončení by ste mali ešte zhodnotiť význam aktivity v nadväznosti na ciele. Zahrňte do svojho časového plánu prípravnú aj hodnotiacu časť.

Mimo času venovaného aktivitám je užitočné počítať aj s časom (fázou) súvisiacim s administráciou projektu. Pri takmer každom projekte je to čas strávený nad priebežnými/záverečnými správami, účtovníctvom projektu, medializáciou aktivít a cieľov, vzdelávaním pracovníkov a podobne. Na záver nezabudnite posúdiť časový plán s realizáciou všetkých ostatných projektov, ktoré práve v organizácií prebiehajú, resp. plánujete ich spustenie. Len máločo vie tak vyčerpať pracovný tím, ako nezvládnuteľné množstvo aktivít v krátkom čase.

propagácia projektu

Rozhodli ste sa realizovať zámer, ktorý o kúsok zmení svet. Dajte o sebe vedieť. Nie len kvôli prezentácii donorov, ale aj preto, aby ste inšpirovali druhých. Samozrejmosťou by mala byť vlastná internetová stránka. Naplánovať si môžete pravidelné publikovanie článkov, vydávanie tlačových správ, výrobu vtipných nálepiek či odznakov. Možno sa vám na začiatku nepodarí osloviť média s celoštátnou pôsobnosťou. Nevadí. Obzrite sa po lokálnych novinách či televízií a sami ich oslovte. Isto zverejnia informácie o každom dobrom projekte.

potrebné zdroje

Plánovanie zdrojov prebieha v dvoch hlavných etapách. V úvode projektu, v čase keď vzniká prvotný zámer, je vhodné zamyslieť sa nad jeho hlavnými zdrojmi. Postačuje povrchnejšie zhodnotenie dostupnosti zdrojov. Zámerom totiž je, aby ste sa nepustili do intenzívneho spracovania cieľov, aktivít, časového plánu a následne zistili, že projekt nebude možné, z pragmatických dôvodov realizovať (samozrejme: môžete sa pustiť do tvorby veľkolepých plánov a potom hľadať na tieto plány vhodné zdroje, pokiaľ teda počítate s tým, že projekt sa môže začať aj o rok, dva či neskôr po získaní potrebných zdrojov).

V tomto prípade nehovoríme len o finančných zdrojov, i keď tie sú samozrejme veľmi dôležité. Nemenej dôležité je aj personálne zabezpečenie. Bez vhodných, kvalifikovaných a odhodlaných ľudí je akokoľvek dobre financovaný projekt odsúdený na zánik.

[note color=”#FFCC00″]Osobné skúsenosti s prípravou a realizáciou projektov, ktoré Vám radi sprostredkujeme a pomôžeme Vám dosiahnuť splnenie vašich cieľov: P-PROGRESS[/note]

rozpočet projektu

V závere projektu bude potrebné špecifikovať plán výdavkov a príjmov. Mimovládne organizácie spravidla tvoria rozpočet v štruktúrach daných donorom, tieto sa od seba často krát líšia. Obvyklé kategórie sú personálne náklady, prevádzkové náklady a výdavky na materiálno-technické vybavenie. Všetky tri kategórie sa potom delia na pod-kategórie. U personálnych nákladov to môžu byť položky hrubá mzda, odvody a príspevky zamestnávateľa. Pri prevádzkových nákladoch výdavky na prenájom priestorov, komunikačné náklady či výdavky na rôzne služby (revízie zariadení, vedenie účtovnej agendy, stravovanie zamestnancov a iné). A napokon materiálno-technické vybavenie pokryje nákup materiálu potrebného na realizáciu aktivít. Užitočným pomocníkom pre tvorbu rozpočtových tabuliek môže byť aj Ekonomická klasifikácia rozpočtovej klasifikácie, zverejnená na stránkach Ministerstva financií Slovenskej republiky.

Rozpočet by ste mali spracovať tak, aby bolo nie len vám, ale aj potencionálnym donorom dostatočne jasné, ako ste sa ku konečným sumám dopracovali. Zostavený rozpočet si pozorne porovnajte s obsahom projektu, aby sa vám nestalo, že v rozpočte uvediete položky, ktoré v aktivitách nespomínate. Platí to i opačne – aby ste v priebehu realizácie nezistili, že dôležitá položka vám v rozpočte chýbala a projekt je teraz vážne ohrozený.

Každú položku (resp. pod-položku) rozpočtu sa snažte dostatočne presne vyjadriť, zároveň si nechajte priestor na flexibilné zmeny. Základný vzorec pre vyjadrenie by mal obsahovať jednotku (napr. kus, hodina), cenu za jednotku a počet jednotiek (príklad: výpočet hrubej mzdy – 650 €/mesiac x 12 mesiacov = 7 800 €). Využívajte tiež možnosť pomerného vyjadrenia. Ak pripravovaný projekt pokryje 40 % vašich časových či priestorových kapacít, tak do rozpočtu uvediete len daných 40 % z celkových nákladov (príklad: nájom priestorov vás mesačne stojí 300 €. Na projekt „Zmeň svoj život“ predpokladáte využitie z 30 % celkového času počas mesiaca. Do projektu tak uvediete 90 € náklady na priestory, ostatnú časť uvediete v iných projektoch.). Ľahšie tak získate prostriedky na nevyhnutné, nie vždy priame náklady projektu.

Ako začínajúca organizácia to budete mať ešte o čosi ťažšie. Spravidla je potrebný aj vlastný/iný vklad. Na úvod sa preto obzerajte po príležitostiach, ktoré vám umožnia podmienku vlastného vkladu vyjadriť nefinančným plnením. Vložiť tak môžete dobrovoľnícku prácu, sponzorom poskytnuté priestory a podobne.

Projekt je pripravený, čo ďalej?

Zodpovedne ste sa venovali jednotlivým častiam – mazali ste zbytočné, pridávali nové nápady, komentovali návrhy kolegov, diskutovali o dôležitých bodoch. Nezabudli ste ani na všetky povinné prílohy. Nastal preto vhodný čas získať na projekt prostriedky a pustiť sa do realizácie. Neváhajte osloviť viacerých donorov, rozprávajte o vašich plánoch s priateľmi a známymi. Informujte ľudí okolo seba, využívajte potenciál internetového priestoru. Pustite sa do toho, držíme palce!

9. februára 2013 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Investujme!

Možno sa teraz obávate alebo máte radosť z toho, že budem písať o rôznych komoditách ako je ropa, vzácne kovy či štátne dlhopisy. Očakávate tajné tipy o vývoji na svetových trhoch, aby ste tak rýchlo a bezpečne zbohatli. Asi sklamem tých, ktorí ste orientovaní týmto smerom a poteším vás ostatných. Venovať sa budem inej „komodite“. Tá prináša veľa úžitku a šťastím je, že je nevyčerpateľná. Písať budem o investícií do seba – osobnostnom rozvoji.

Investícia verzus výdavok
Je zaujímavé a smutné zároveň, že pojmy výdavok a investícia sa často krát zamieňajú. Či lepšie povedané, obklopení sme ilúziou „zdanlivých“ investícií, ktoré sú v skutočnosti len cestou do stereotypu neustáleho mrhania zdrojov – nášho času (neoceniteľná hodnota), peňazí a životných snov. Smutných scenárov je potom viacero. Odhliadnime na chvíľu od hodnoty času a vlastných snov a zostaňme len pri financiách.

Predstavte si obraz človeka, ktorý tvrdo pracuje a zarába si tak na život. Potrebuje zaplatiť nájomné, aby mal kde prespať. Ráno predsa treba ísť opäť do práce. Potrebuje na auto a náklady s tým spojené, aby sa tam dostal. A samozrejme potrebuje/musí jesť, aby prežil a v práci vládal plniť svoje úlohy. Do značnej miery je niečím dlžníkom. Platí faktúry za telefón, televíziu, elektrinu, internet, plyn. Možno spláca leasing alebo hypotéku. Je sám, tak to má o čosi jednoduchšie. Teraz sa však rozhodol (či skôr rozhodli) pre rodinu a deti, úžasný životný krok. No, všetci vieme, čo to znamená. Náklady stúpli, v práci treba tráviť ešte viac hodín a na to podstatné zostáva ešte menej času. Začína premýšľať, kam táto cesta povedie…

Našťastie, každý scenár by mal mať právo na svoj „rozprávkový“ koniec a nikdy nie je neskoro pozrieť sa na život z iného uhľa pohľadu. Začať možno investovaním do tých správnych vecí – do seba a svojich snov.

Ako však správne odlíšiť investíciu od výdavku? Mohli by sme sa pustiť do ekonomických teórií, ale to nemá v tejto chvíli zmysel. Mierou tohto posúdenia môžete byť v konečnom dôsledku len vy – sám/sama viete o svojich prioritách a túžbach. Akosi vnútorne cítite, ak venujete svoju energiu či peniaze tej-ktorej veci, či vás to robí šťastnými alebo nie. Až také je to jednoduché (alebo naopak zložité).

Je vzdelanie investícia?
Asi nebude žiadnym prekvapením tvrdenie, že jednoznačne ÁNO. I keď skúsenosti mnohých ľudí čoraz viac spochybňujú tvrdenie, že vysoká škola zabezpečí prácu. Osobne veľmi sympatizujem s myšlienkami Roberta Kiyosakiho, ktorý vo viacerých zo svojich kníh uvádza, že rada vyštudujte dobrú školu, nájdite si istú prácu, šetrite a budete mať spokojný život už dávno neplatí. Zároveň hovorí, že najsilnejším aktívom (to čo nám prináša úžitok) je naša myseľ. Preto otázka ani neznie „Je vzdelanie investícia?“ ale skôr „Ktorý tip vzdelávania sa je pre mňa najlepšou investíciou?“.

Informácia, zručnosť, akcia
Je všeobecne známym faktom, že človek si toho zapamätá (naučí sa) oveľa viac pri robení vecí, než pri počúvaní súvislého, ne-interaktívneho prejavu. Zároveň cesta k dokonalosti vedie cez získanie potrebných informácií a poznatkov (aj tieto možno nadobudnúť zážitkovým spôsobom), praktickým nácvikom (nadobúdaním zručností) a realizáciou naučeného. Neváhajte však dlho, než sa pustíte do akcie. Ak totiž čakáte na vhodný čas, kedy už nebude robiť chyby, tak ten nepríde. Skutočným majstrom sa stane len ten, kto sa s plným nadšením pustí do diela a uvedomuje si, že cesta bude sprevádzaná omylmi. Tie sú jednou z najlepších nástrojov učenia sa, pokiaľ im človek načúva.

[note color=”#FFCC00″]Pracujete v oblasti, kde kladiete dôraz na neustály rozvoj? Určite si sami, či chcete klásť v tréningoch dôraz na získavanie nových informácií, nadobúdanie potrebných zručností či hľadanie riešení. Viac na P-PROGRESS [/note]

Ostatne, na význam nadobúdania zručností v procese učenia sa (najmä toho praktického) poukazujú mnohí ďalší autori. Svetovo uznávaný spisovateľ, motivátor a rečník Jack Canfield vo svojej knihe Pravidlá úspechu vyzýva čitateľov k tomu, aby sa zaviazali k celoživotnému učeniu sa. Píše “preto musíte zasvätiť svoj život celoživotnému sebazdokonaľovaniu a učeniu sa, zlepšovaniu svojej mysle, rozširovaniu svojich zručností a posilňovaniu svojej schopnosti vstrebávať a aplikovať, čo ste sa naučili“. Niet pochýb o tom, že tieto jednoduché a múdre slová vystihujú mnohé. Dôležité je, že poukazuje na aplikovanie poznatkov, celý proces vníma ako uzavretý kruh rozvoja.

29. decembra 2012 0 comment

Manažment času a efektivita práce

GTD: zaujímavá metóda manažmentu času a úloh

GTD (v angličtine Getting Things Done) je skratka, ktorá sa vkradla do môjho života asi pred necelým rokom mesiacmi. Najprv sme začali spolu trochu flirtovať a v súčasnosti to vyzerá už na vážny vzťah. O pikantnostiach rád napíšem v nasledujúcich článkoch. Tento prvý článok venujem rozsiahlejšiemu popisu samotnejmetódy. Mnohé sa zachytiť nedá, preto isto siahnite po knihe Mať všetko hotové, ktorá vám môže toho priniesť oveľa viac.

Cieľom GTD je zaznamenať všetko, čo musíte/chcete zvládnuť (v ktorejkoľvek oblasti života) a dostať to z hlavy do systému, ktorému by ste dôverovali. Za základné predpoklady pre zvládanie svojich záväzkov (teda s čím musíte alebo chcete niečo robiť) považuje David Allen, autor knihy, tri východiská: Prvým je návyk vyprázdniť si myseľ a vytvoriť si tak voľný priestor na skutočnú prácu. Druhým predpokladom je ujasniť si obsah svojho záväzku a rozhodnúť sa, čo je treba spraviť. A napokon, ak sa rozhodnete o nasledujúcich krokoch, treba ich usporiadať do systému, ku ktorého sa pravidelne vraciate.

Podľa jeho skúsenosti je dôležité vnímať horizontálnu a vertikálnu úroveň kontroly okolností, ktoré máme mať v pozornosti. Horizontálnu kontrola udržuje súdržnosť všetkých aktivít, do ktorých ste zapojení (teda prehľad všetkých otvorených položiek, ktoré existujú a stále prichádzajú). Naopak, vertikálna kontrola predstavuje premýšľanie v línii jednotlivých tém a projektov (ide sa do hĺbky).

V prvom kroku je potrebné rozhodnúť sa, čo záležitosť vo vašom zbernom koši vlastne je. Zberný kôš je jedným z kľúčových pojmov konceptu. Ide o priestor, kde odložíte všetky záležitosti, ktoré sa objavia na vašom “horizontálnom radare”. Môže mať formu fyzického zakladača, priečinka v mailu – možností je viacero. Vo ďalšej fáze tzv. “upratovania” koša sa potrebujete rozhodnúť o tom, či sa s danou záležitosťou dá niečo robiť. Ak je odpoveď “nie”, ponúka sa paleta viacerých možností:

zbavte sa jej (vyhoďte ju),
ak nie je potrebná žiadna akcia, no možno sa tomu bude chcieť téme niekedy venovať (bez aktuálneho záväzku) dostáva sa to do kategórie “niekedy/možno”,
treťou možnosťou je, že ide o potencionálne užitočnú informáciu, s ktorou by ste mohli v budúcnosti pracovať a tak ju založíte do niečoho, čo sa nazýva referenčný/informačný systém.

Ak rozhodnete, že s danou záležitosťou je možné niečo robiť, odporúčaný je nasledujúci postup

buď sa záležitosť dostane na zoznam projektov (ak sú potrebné viac ako dva kroky)
ak je činnosť realizovateľná do 2 minút, tak ju urobte hneď
ak si úloha vyžaduje dlhší čas môžete ju delegovať (existuje niekto vhodnejší na splnenie danej úlohy?) alebo ju odložiť a umiestniť či už do diára (treba vec spraviť v konkrétny deň alebo čas?) alebo do zoznamu ďalších krokov, triedených podľa kontextov.

Dôležitým pre pochopenie vyššie uvedeného je správne vnímanie pojmom “ďalší krok” a “kontext”. Podrobnejší popis nájdete prirodzene v knihe. Stručne sa dá povedať, že ďalší krok je konkrétna fyzická činnosť, ktorú môžete spraviť. Kontext predstavuje okolnosti, ktoré rámcujú možnosti realizácie toho-ktorého ďalšieho kroku. Triedenie podľa kontextu znamená triedenie podľa nástroja, miesta alebo osoby, ktoré sú potrebné k jeho dokončeniu. Obvyklé kontexty sú napríklad telefonáty, na počítači, v meste a ďalšie.

Ako isto tušíte, dôležitou časťou práce je samotný výkon úloh. Pán Allen nám opäť ponúka viacero modelov, ako sa rozhodovať o tom, čo robiť.

1. Model štyroch kritérií pre okamžité rozhodovanie

Tento model predpokladá uplatnenie štyroch kritérií v poradí, ako sú zapísané

kontext,
dostupný čas,
dostupná energia,
priorita.

O tom, ako je ponímaný kontext som sa už zmienil. Dostupný čas pracuje s jednoduchou logikou toho, že niektoré úlohy vyžadujú viac času a iné menej. Dostupnosť energie je o subjektívnom pocite toho či konkrétny typ úlohy je vhodné realizovať v daný čas (s energetickou krivkou pracujú aj iné teórie time managmentu, ostatne ako aj pracujú s väčšinou ostatných aspektov GTD). Napokon ku kritériu priority sa uvádza znenie “ktorá činnosť sa vám v danom kontexte, s dostupným časom a energiou najväčšmi zúročí?”

Ďalšie dva modely už nie sú ani tak o tom, ako sa rozhodovať o tom čo robiť, skôr popisujú to, ako na úlohy nazerať.

2. Trojitý model pre hodnotenie každodennej práce

Popisuje, že počas dňa vykonávame tri druhy činností (a ich hranice si tak môžeme jasne vymedziť v časovom rámci dňa). Ide o výkon úloh, ktoré sú vopred dané (práca so zoznamom ďalších krokov), vykonávanie práce, ktorá sa práve objavila (a povedzme si pravdu, ich podiel nie je častokrát malý a predstavujú veľkú výzvu). Treťou činnosťou sú úlohy, kde definujeme svoju prácu (zjednodušene povedané je to čistenie vstupných schránok, plánovanie projektov a určovanie ďalších krokov).

3. Šesť-úrovňový model pre hodnotenie vlastne práce

Ide o zaujímavý pohľad na úlohy z opačnej strany “pyramídy”, kedy obvyklé modely pracujú s tézou, že na základe životných hodnôt a cieľov prechádzame nižšie a nižšie smerom ku konkrétnym činnostiam. Tento model rešpektuje postupnosť krokov, odporúča sa však nazerať na úlohy z dola – počnúc pohľadom na aktuálne aktivity, cez aktuálne projekty, oblasti zodpovednosti, ciele na budúci rok/dva až po víziu na 3 až 5 rokov a životné ciele. V knihe je veľmi pekne popísané, ako s týmto modelom pracovať a ako vám môže pomôcť nachádzať zmysel (alebo ho nenachádzať a potom sa činnosti vzdať) v každodenných činnostiach.

Ďalšie zaujímavosti z obsahu knihy

Autor sa venuje v ďalšej časti kapitoly tvorivému riešeniu projektov, zlepšeniu “vertikálneho” sústredenia, porovnaniu modelov plánovania. Brainstorming, myšlienkové mapy, organizovanie myšlienok a ďalšie oblasti sú predmetom tejto časti. Zaujal ma najmä tip, ako si lepšie určiť svoje zásady. Ide o veľmi jednoduchú techniku, prostým dokončením vety “Dám ostatným úplne voľnú ruku za predpokladu, že dodržia…“. Schválne, skúste čo by ste doplnili vo vašom prípade, napríklad v pracovnom tíme.

Prirodzene, v tejto časti sa už venuje kniha komplexnejšie projektom, keďže v reálnom živote je potrebné realizovať množstvo úkonov v rýchlom slede. Pre projekty potom platí, že je potrebné rozhodnúť o ďalšom kroku pri každej časti projektu, ktoré aktuálne “bežia”. Tieto úlohy identifikujeme tak, že ich realizácia je možná ihneď (teda, ak by ste teraz mohli všetko nechať tak a nemusíte už na nič čakať, danú činnosť môžete uskutočniť). Opäť autor knihy ponúka jednoduchú pomocnú otázku čo v prípade, že projekt má viacero súbežne realizovaných súčastí: “Existuje niečo, s čím môže niekto niečo spraviť?” Možno je to niekto iný, a tu nastupuje ďalší zaujímavý zoznam, s ktorým sa v koncepte pracuje a to “čakám na” (osobne to vnímam ako ďalší druh kontextu).

Druhá časť knihy nazvaná Produktivita bez stresu v praxi sa usiluje byť sprievodcom, ako metódu zaviesť do života. Na viacerých stranách knihy sa venuje pozornosť spôsobom vymedzenia času, usporiadania priestoru a charakteristike pomôcok, ktoré sú obvykle potrebné pre prácu.

Ak chcete zaviesť metódu do praxe a ste na začiatku cesty, práve táto časť knihy vytvára priestor pre Vás. Začnete pri zbere údajov (otvorených položiek) v absolútne všetkých oblastiach vášho života, budete rozhodovať o tom, čo je alebo nieje spracovateľné a ako s tým naložíte. Naučíte sa stanoviť si rozumné a reálne ďalšie kroky a využívať kontexty. Priznám sa, že po zavedení zoznamov s kontextami som tak nad nimi sedel a zistil som, že veľa z nich vôbec nie sú ďalšie kroky, ale ciele/míľniky, ktoré treba dosiahnuť. Stanovanie skutočného ďalšieho kroku, nech to znie akokoľvek nepochopiteľne, je náročnejšie ako sa môže na prvý pohľad zdať.

Súčasťou systému je prirodzene tiež hodnotenie, kde autor odporúča týždenné hodnotenie. V týždennom hodnotení je užitočné sústrediť sa voľné papiere, spracovanie poznámok, údajov z diára a podobne. Užitočné je tiež vyprázdniť si hlavu a tiež rutinne prechádzať všetky zoznamy.

Sám David Allen upozorňuje, že táto metóda nezaručuje, že sa Vám bude dariť kráčať správnym smerom. Uvádza: “Keď skupiny ľudí ako celok prímu štandard 100% zberu, môžu plávať na lodi bez dier. Neznamená to, že majú správny kurz, ani to, že sú na správnej lodi. Znamená to len, že svoju loď vedú vo zvolenom smere tak efektívne, ako to len je možné.” Myslím, že táto veta by mohla pokojne platiť aj na jednotlivcov.

Kniha bola pre mňa obohatením. Samozrejme, nie je žiadnym tajomným receptom a samotné GTD má aj svojich kritikov. Pomôže však rozšíriť obzory v oblasti práce s časom, a to považujem za veľmi cenné.

RADI BY STE ČÍTALI VIAC ČLÁNKOV O MANAŽMENTE ČASU A EFEKTIVITE? Tak pozrite na stránku:

25. decembra 2012 2 komentáre

Manažment času a efektivita práce

Poradca, supervízor, kouč – tri v jednom?

Bolo v tom treba konečne spraviť poriadok! Aká je vlastne hranica medzi supervíziou, poradenstvom a koučingom? Táto otázka mi už dlhšie “vŕta” v hlave a čoraz viac sa snažím nájsť odpoveď. Aby ste chápali – poradenstvu sa nejaký ten mesiac venujem, intenzívnejšie tomu sociálnemu. Legitimitu tomu všetkému dáva formálne vzdelanie, doplňujúce akreditované kurzy a prax. Supervízia, najmä tá v pomáhajúcich profesiách druhom služby, kde mám skúsenosť skôr zo strany klienta supervízora. A napokon koučing, v ktorom sa teoretický vŕtam posledné 2-3 roky a v súčasnosti začínam získavať praktické skúsenosti.

Síce konferencia Koučing – skúsenosti manažérov a koučov s rozvojom jednotlivcov, tímom a organizácií neriešila túto otázku vôbec, ja som sa na ňu vybral práve za účelom vnímať podnety pre rozhodnutie, ako s týmto pojmom narábať.

Priznám sa, že už pri určení hraníc medzi poradenstvom a supervíziou vychádzam z veľmi voľného vnímania územia jednotlivých prístupov. Z toho, čo som vedel o koučingu som s podobným naladením prichádzal aj na podujatie. A subjektívne môžem prehlásiť, že sa mi moje očakávanie potvrdilo. Všetky tri “služby” (ak ich tak môžem nazvať), kladú veľmi podobné nároky na pracovníkov a pracovníčky, ktorí/é ich poskytujú. Podobné sú aj východiská potrebné pre kvalitný rozhovor či úspešné dosiahnutie výsledkov. I techniky sú nápadne podobné. Samozrejme, isté odtiene možno nájsť, tie však nie sú také markantné. Kvalitný supervízor má veľký potenciál byť kvalitným koučom bez potreby úplnej “rekvalifikácie” a naopak. Toto tvrdenie asi nebude celkom blízke “strešným” organizáciám, ktoré očakávajú získanie certifikátu pre každý typ služby. Verím, že odôvodnenie tohto kroku odvolávaním sa na zabezpečenie kvality myslia úprimne. Zároveň je faktom, že takéto kurzy nie sú práve najlacnejšie a má ich akreditované len malé množstvo vybraných subjektov.

Zaujala ma ešte jedna vec. Tí, ktorí sa orientujete v poradenstve isto viete, že existuje viacero škôl. Spravidla vychádzajú z rôznych východísk (čiastočne psychologických smerov). Preto je obvyklé, že existujú dvaja (v skutočnosti viacerí) poradcovia/supervízori, ktorí by viedli rozhovor s klientom (človekom) úplne odlišným spôsobom. Obaja by chápali, že ich pozadie je odlišné a napriek tomu, že jeden vedie klienta napríklad direktívne a druhý tento spôsob práce (takmer úplne) odmietam, obaja poskytujú tú istú službu. Dozvedel som sa, že v koučingu existuje tiež viacero škol, čo je prirodzené, no zostala vo mne otázka, do akej miery je táto vedomosť rozšírená a uplatnená v praxi koučov, ktorí sa nikdy nestretli s jednotlivými prístupmi (napr. prvkami kognitívnej “terapie”). Predsa len, skutočné kvalitné poradenstvo môže vyzerať úplne inak a predsa je tým skutočným…

Čo pre mňa dnešok znamená? Príležitosť dať si slobodu pustiť sa aj do tejto oblasti s plným nasadením a vierou, že je na čom stavať…

21. novembra 2012 0 comment