Category:

Manažment času a efektivita práce

Pôsobíte v neziskovke? Ušetrite čas využívaním elektronických služieb štátu…

Portál verejných služieb www.slovensko.sk je funkčný už nejaký ten mesiac. Neustále sa posúvajúce lehoty pre povinnú elektronickú komunikáciu so štátom (najmä s finančnou správou) niektorých štatutárov neziskových organizácií možno tešia. Napriek nedostatkom, ktoré sprevádzajú spustenie a fungovanie portálu, jeho dobrovoľným používaním môžete ušetriť množstvo času a peňazí.

Pýtate sa ako? Kto máte v organizácii na starosti zabezpečovanie príloh k dotáciám, isto poznáte obálkovú tortúru so žiadosťami na množstvo subjektov a inštitúcií. Tej môže byť (čiastočne) koniec. Ostatný rok si tým prechádzam a rád by som Vám ponúkol svoju skúsenosť a dal pár rád a tipov, ako na to.

Bez elektronického občianskeho (eID) to nepôjde

Prvým podmienkou pre začatie využívania služieb štátu je vlastníctvo občianskeho preukazu so zaručeným elektronickým podpisom. Pokiaľ ho ešte nevlastníte, postup pre jeho získanie nájdete na jednej z podstránok portálu www.slovensko.sk. Dôležité je, aby tento typ OP mal štatutárny zástupca organizácie, prípadne každý zamestnanec, ktorý má mať oprávnenie so systémom pracovať. V prípade, že majiteľom eID už ste, potrebujete sa prihlásiť do svojej elektronickej schránky a schránku si aktivovať. Na stránke nájdete podrobné návody ako na to, takže túto pasáž preskočím a prejdem rovno k podstatnej otázke:

Ako vytvoriť prístup pre neziskovú organizáciu?

Nakoľko občianske združenia nemajú povinnosť elektronickej komunikácie so štátom, nie sú zapísané do evidencie, ktorá je podkladom pre automatické vytváranie schránok a prístupov – napríklad pre spoločnosti s ručením obmedzeným. Preto prvým krokom je odoslanie Žiadosti o zriadenie elektronickej schránky podnikateľského subjektu, ktorý sa nezapisuje do zákonom ustanovenej evidencie. Formulár nájdete na stránkach portálu, teda TU. Vyplnený a podpísaný ho treba spolu s prílohami zaslať fyzicky na adresu Úradu vlády. Nad tým, že sa všade píše o podnikateľských subjektoch sa asi netreba veľmi zamýšľať, špecifický formulár pre NGO som nenašiel a nám s organizáciou Mládež ulice tento prešiel.

Ak všetko prebehne ako má a administrátori spracujú Vašu žiadosti, po prihlásení do svojej schránky (ako fyzická osoba) sa Vám objaví ponuka subjektov, pod ktorým sa chcete prihlásiť. Teda nepôjdete automaticky do svojej “občianskej” schránky, ale vyberiete z ponuky Vašu organizáciu a vstúpite do “jej” schránky a všetky žiadosti budete podávať ako právnická osoba.

Schránku bude potrebné aktivovať, ale ide o rovnaký postup, ako keď ste si ju aktivovali ako fyzická osoba. Touto chvíľou sa stávate plnohodnotným hráčom v našom e-govermente. Poďme sa teda pozrieť, ako ušetriť sľúbený čas so získavaním príloh k dotáciám.

Princíp 1x a dosť

Počas toho, ako som sa učil so systémom pracovať som absolvoval niekoľko rozhovorov s pracovníkmi úradov, ktorí mi mierne zúfalo tvrdili, že celkom nevedia, čo so žiadosťami robiť. Ale to bolo v začiatkoch a teraz väčšina vecí funguje oveľa lepšie. Vymenil som si aj viacero mailov s človekom z odboru riadenia IT projektov na Úrade vlády, ktorý mi zodpovedal moje otázky a takto som začal chápať súvislostiam. Pochopil som tiež, že kľúčový princíp 1x a dosť nie je ešte dokončený a až bude, v podstate by subjekty štátnej správy či samosprávy vôbec nemali o ne žiadať. Vyberám z mailovej konverzácie:

Len pre upresnenie, Centrálna Správa Referenčných Údajov je trochu špecifická záležitosť – prostredníctvom jedného dopytu by sa mali dať získať údaje so všetkých zdravotných poisťovní a sociálnej poisťovne. Skúsil som to, no vyjadrenie mi prišlo bez zaručeného elektronického podpisu. Snažil som sa ho získať, aby som mohol spraviť jeho zaručenú konverziu (o tejto “chuťovke” viac ďalej), no nebolo to možné. No, preč od týchto detailov. Dôležité je, že tieto dáta sa dajú získať aj inak ako cez CSRÚ.

Poďme už konečne na to!

Väčšina dotačných schém vyžaduje tie isté prílohy, nakoľko postupujú podľa rovnakého zákona. Najrýchlejší spôsob, ako službu vyhľadať je podľa mňa nasledujúci:Teda, prihlásite sa do konta, vyberiete “Všeobecná agenda” a pomocou full textového vyhľadávania začnete písať názov inštitúcie, ktorá vám má potvrdenie vydať. Je to oveľa efektívnejšie, ako by ste mali vyhľadávať cez službu. Tú Vám obvykle nenájde a to pravdepodobne z dôvodu, že u väčšiny orgánov budete podávať žiadosť cez tzv. “všeobecné podanie”, nie nejaké špecifické, ktoré by vedel systém full textovo vyhľadať. Prejdem teraz postupne jednotlivé inštitúcie a moju skúsenosť s tým, ako dopyty cez www.slovensko.sk riešia.

Potvrdenie Sociálnej poisťovne

Má to zvládnuté veľmi dobre. Obvykle v krátkom čase po odoslaní žiadosti Vám príde späť do elektronickej schránky potvrdenie o stave pohľadávok.

Výpis z registra trestov

Tiež zvládnuté veľmi dobré. Výpis z registra trestov Vám príde do schránky, poplatok je znížený o 50% oproti papierovej žiadosti, takže uhradíte len 2 eurá. Príkaz na úhradu Vám príde taktiež do schránky takmer obratom, takže po odoslaní žiadosti stačí naň počkať a zaplatiť ho cez internet banking.

To, čo zatiaľ nie je spustené, je výpis z registra trestov právnickej osoby. Kvôli tomuto je potrebné (zatiaľ) ísť fyzicky na príslušný úrad.

Potvrdenie z registra občianskych združení (MV SR)

Potvrdenie príde do e-schránky, opäť ušetríte (namiesto 5 € zaplatíte 2,5 €). Odporúčam však dôslednejšie si ustrážiť, či Vám v priebehu pár hodín (max. dní) príde platobný príkaz. Ja som mal skúsenosť s urgovaním, aby som potvrdenie vôbec získal v zákonnej lehote.

Inšpektorát práce

Potvrdenie o neporušení povinnosti legálneho zamestnávania (a ďalších) prišlo poštou. Zatiaľ vždy to bolo už na tretí či štvrtý deň po zaslaní žiadosti cez portál, čo príjemne prekvapilo.

Niektoré potvrdenia chodia poštou, nakoľko nie všetci pracovníci úradov majú prístup do systému a tak vám ho nevedia zaslať späť do e-schránky (tak som tomu pochopil z rozhovorov). Ide o legislatívne korektné riešenie, keďže v zákone sa píše:

Ak z technických dôvodov nie je orgán verejnej moci objektívne schopný vykonať právny úkon pri výkone verejnej moci elektronicky a tieto technické dôvody trvajú po takú dobu, že by na strane orgánu verejnej moci mohlo dôjsť k porušeniu povinnosti konať v lehotách podľa zákona, je oprávnený vykonať tento úkon aj inak ako elektronicky, ak mu to zákon nezakazuje.

Konkurznú súd

Potvrdenie z konkurzného súdu o tom, že žiadateľ nie je v konkurze, nie je voči nemu vedené konkurzné konanie, nie je v reštrukturalizácii a nebol proti nemu zamietnutý návrh na vyhlásenie konkurzu pre nedostatok majetku Vám taktiež nepríde do e-schránky, z vyššie uvedeného dôvodu. Pri tejto inštitúcii sa mi stalo, že požadovali pridanie žiadosti ako prílohy, u všetkých ostatných subjektov stačilo vložiť text do tela formulára.

Daňový úrad

Potvrdenie z príslušného daňového úradu je možné taktiež získať elektronicky. Procedúra je tu o čosi komplikovanejšia, keďže potrebujete mať autorizáciu k subjektu (teda Vašej organizácii) na stránke www.financnasprava.sk. Systém nepreberá automaticky údaje zo www.slovensko.sk a potrebujete si prejsť registračným procesom. O tom by mohol byť samostatný článok a rozoberať to tu by bolo na dlhšie.

Ak aj posielate žiadosti fyzicky poštou, odporúčam Vám používať v texte pri dotáciách zo štátneho rozpočtu nasledujúcu formuláciu:

Nakoľko ide o dotáciu z výdavkov štátneho rozpočtu, rád by som Vás požiadal o uplatnenie ustanovenie zákona č. 523/2004 Z.z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov, §8a, bod 6, a teda vydanie potvrdenia bezodplatne.

Opäť čosi ušetríte.

Zdravotné poisťovne (Dôvera, VŠZP, Union)

Na stránke www.slovensko.sk sú síce formuláre, ktoré by mohli súvisieť s touto agendou, no ide o už raz spomínané referenčné/konsolidované údaje a je to s nimi zložitejšie. Pri Dôvere sa mi tak osvedčuje online konto – teda žiadosť podám priamo cez ich web a príde mi na mail – elektronicky podpísaný (dokonca netreba ani zaručenú konverziu – TOP riešenie), Union postačuje vyplniť univerzálnu žiadosť, podpísať ju a oskenovanú poslať na ich mail. Späť Vám príde poštou alebo si ju môžete prevziať na pobočke. Pre VŠZP si chodím osobne v režime “na počkanie” (mám ju cestou do práce, inak by som hľadal iné riešenie).

Centrálny register exekúcií

Najnovšia novinka, s ktorou som sa stretol – potvrdenie o tom, že voči organizácií nie je vedené exekučné konanie. Potvrdenie vydáva Slovenská komora exekútorov a v čase publikovania tohto článku ich nenájdete ako subjekt na www.slovensko.sk. Prišlo mi to trochu zvláštne, keďže komory zriadené zákonom tam nájdete. Preto som poslal otázku na prevádzkovateľa, či by tam mali/nemali byť. Až príde odpoveď, isto tu nájdete aktualizáciu. Zo Slovenskej komory exekútorov mi prišlo len všeobecné vyjadrenie, že si ho môžem prísť vybaviť na počkanie osobne na Dobšinského 16 v Bratislave. Poplatok je 2,5 €. Pevne verím, že táto služba bude čoskoro taktiež online, bude sa dať uplatniť 50% zľava na elektronické podanie a nebude treba nikam chodiť osobne.

Zaručená konverzia – o čo ide?

Týmto pojmom som Vás zaťažil už niekoľko krát a tak len pre vysvetlenie: pokiaľ podáte žiadosť cez slovensko.sk a potvrdenie Vám príde do e-schránky, realizovať musíte tento akt. V reči zákona ide o nasledujúce:

Konverzia a zaručená konverzia

(1) Konverzia je postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný, informačný obsah pôvodného a) elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého dokumentu v listinnej podobe, b) dokumentu v listinnej podobe transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu, c) elektronického dokumentu transformovaný do novovzniknutého elektronického dokumentu, ktorý má iný formát elektronického dokumentu alebo inú verziu rovnakého formátu elektronického dokumentu ako pôvodný elektronický dokument.

(2) Zaručenou konverziou je konverzia s cieľom zachovania právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony vykonaná postupom pre zaručenú konverziu podľa štvrtej časti.

V ľudskej reči to znamená, že uložíte prijatý súbor na USB kľúč, zájdete na poštu (integrované obslužné miesto) alebo do klientskeho centra a požiadate o zaručenú konverziu súboru. Moje prvé zážitky spojené s touto požiadavkou na pošte boli spojené s podozrievavým pohľadom, obvykle zavolaním vedúcej a všeobecnou mobilizáciou (v dobrom myslené). Na tretí alebo štvrtý krát som už vedel na každej ďalšej pošte odovzdať svoje know-how ako na to a tak sa to len zlepšovalo.

Len na okraj: Kým som pochopil tento princíp, podarilo sa mi prísť o jednu dotáciu. Domnieval som sa totiž, že keď mi niečo príde do schránky, jednoducho to vytlačím aj so stranou, kde je uvedený podpisovaný certifikát subjektu, ktorý potvrdenie vydal. Na samospráve (napr. Úrade Bratislavského samosprávneho kraja) si toto číslo nahodia do systému a zobrazí sa im platnosť dokumentu (ako to má Dôvera). Čudoval som sa síce, prečo to negeneruje nejaký QR kód, ktorý by si na úrade len načítali a nemusia nahadzovať zložité dáta ručne, ale domnieval som sa, že to je len otázka času. Ako hlboko som sa mýlil…

Zaručená konverzia Vás bude stáť síce 1,22 €|, no vždy je lepšie mať v e-schránke potvrdenie s možnosťou vyhotovenia v listinnej podobe v neobmedzenom množstve, ako platiť 1,5 € za overovanie toho istého dokladu doručeného poštou na matrike. Až raz bude všetko fungovať dokonale, žiadosti o dotácie by sa mali tiež zasielať elektronicky, takže samotná konverzia by mohla zmiznúť. Skúšal som to pri dotáciách BSK v roku 2017 (cez portál https://portal.egov.region-bsk.sk/), prišlo však vyjadrenie, že služba je nedostupná (chyba mala byť na strane Ústredného portálu verejnej správy)

Záverečný verdikt

Zhrnuté a podčiarknuté – využívaním portálu www.slovensko.sk:

ušetríte čas spojený s čakaním v rade na pošte
ušetríte na samotnom poštovnom
znížia sa Vám správne poplatky za spoplatnené úkony o 50 %
elektronické verzie potvrdení môžete dať konvertovať neobmedzený počet krát

Už niet na čo čakať. Termín 1. júl 2018 sa blíži…

P.S: v prípade, že by ste potrebovali pomôcť so zavádzaním týchto procesov, pokojne ma kontaktujte.

7. apríla 2018 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Kľúčová úloha na január – plánovanie ročných cieľov

Ak sa snažíte mať v živote ako-také smerovanie, dosahovať dlhodobé životné zámery či len jednoducho počas celého roka nechcete riešiť otázku “prečo robím, to čo robím“, investovať čas a energiu do ročného plánovania sa isto oplatí. Púšťam sa do tohto procesu už po niekoľký krát a zatiaľ som nikdy neľutoval tých niekoľko hodín sústredenia sa na dôležité otázky

ktoré životné role sú pre mňa v súčasnosti kľúčové,
čo by som rád v osobných aj pracovných oblastiach (jednotlivých rolách) dosiahol,
ako sa chcem správať pri dosahovaní týchto cieľov (aby som neprekračoval čiaru svojich hodnôt a zásad),
na čo sa sústrediť pri mesačnom, týždennom i každodennom rozhodovaní.

Príprava ročného plánu, či skôr kompasu sprevádzajúceho Vás cez pokojnejšie i rozbúrenejšie fázy roka, dá celkom zabrať. Skvelé je, že pri jeho príprave – ak sa do procesu poctivo ponoríte – sa môžete dotknúť svojho vnútra, túžob a predstáv a živote. Psychicky Vás to pekne vyčerpá, ale keď ho budete mať hotový, zaspávať budete oveľa pokojnejšie. A to nie len v deň, kedy ste sa mu venovali.

Dlhšie obdobie som sa zaoberal tým, ako si vôbec tento kompas zostrojiť. Nik z nás nemá čarovnú guľu, aby vedel predpovedať budúcnosť a okolnosti, ktoré nám do života vstúpia. Možno aj to je dôvod, prečo ľudia rezignujú na pohľad na svoj život v dlhšom horizonte. Samozrejme môžete namietať, že väčšina z nás nosí v hlave vízie (tie sa obvykle týkajú pracovnej oblasti, prípadne konkrétnych cieľov, napr. postaviť dom), no dať to na papier je istý druh záväzku. Zároveň môžete mať obavy z toho, že vďaka takýmto plánom prídete o nečakané príležitosti alebo, a toto cítim aj u seba, máme strach z toho, že sa nám nepodarí naplniť čo sme si predsavzali. Ak už aj všetky tieto obavy prekonáte a pustíte sa do tvorby ročného kompasu, veľmi rýchlo pravdepodobne pochopíte, že to nie je vôbec jednoduché. V mojich začiatkoch boli prvé ročné plány dosť slabé, zmätočné a najmä počas silnejších búrok sa ručička krútila rôznymi smermi, len nie na sever. Uvedomil som si, že zostrojiť tak životne dôležitý nástroj chce využiť skúsenosť niekoho, kto si tým už prešiel. A v tomto mi veľmi pomohla “metodológia” (ak to tak môžem nazvať) od Franklina Coveyho (autor kníh ako 7 návykov skutočne efektívnych ľudí alebo Najdôležitejšie veci ako prvé). Sprevádza ma krok za krokom celým procesom, ktorý si už rokmi prispôsobujem svojim potrebám.

Ak by Vás zaujímala táto téma intenzívnejšie, isto siahnite po niektorých z jeho kníh. Pre základnú predstavu len uvediem, že celý priebeh smeruje k akémusi prehláseniu o osobnom poslaní. To moje pre rok 2018 vyzerá nasledujúco

Než sa však k niečomu takémuto dopracujete, prechádzate krok za krokom nasledujúcimi oblasťami:

Pomenovanie hodnôt
Pomenovanie rolí
Štartovacími otázkami
Pomenovaním “byť, robiť, mať”
Smútočnou rečou (alebo výročnou)
Evaluačnými otázkami

Body 4 až 6 počas roka využívam v menšej miere (skutočne sú len pomocníkmi pri tvorbe prehlásenia), no k pomenovaniu hodnôt a rolí sa každý mesiac vraciam. Pri ich tvorbe môžete využiť brainstorming podľa svojho uváženia, mať po ruke white board padne vhod. Ja osobne si prechádzam výstupy z ostatných rokov, niektoré zostávajú zachované, iné upresním či zmením.

Pri pohľade na pomenovanie hodnôt a rolí isto lepšie rozumiete tomu, prečo je “kompas” tým správnym pomenovaním. Veci ~~možno~~ určite nepôjdu vždy podľa plánu, no vrátiť sa k tomu, k čomu som sa na začiatku roka zaviazal mi (ako i Vám, ak sa do toho pustíte) pomôže držať kormidlo (rozhodnutí) správnym smerom.

Ak Vás teraz máta myšlienka, či takto formulované prehlásenia nie sú len všeobecným “obkecom”, ktorého vyhodnotenie vlastne ani nie je možné, upokojím Vás. Ďalším krokom je oblasť cieľov, kde ich pre jednotlivé životné role pomenujete konkrétne a merateľne. (ak chcete SMART). Dôležité je, aby ste vedeli, že svoje “clarifying statement” každý mesiac, týždeň či deň napĺňate. Ale to už je na iné rozprávanie…

Ak tento článok čítate pred 13.1.2018 a máte záujem pozrieť sa na svoje život a rok 2018 z vyššej perspektívy, ešte stále je tu možnosť prihlásiť sa na workshop Úspešný rok 2018. Teším sa na Vás 🙂

Úspešný rok 2018 (plánovanie cieľov)

4. januára 2018 0 comment

Manažment času a efektivita práce

5 tipov na (nielen vianočné) darčeky podporujúce efektivitu

Pokiaľ máte vo svojom okolí ľudí, ktorých plánujete v blízkom čase obdarovať (alebo oni Vás) – a viete o nich, že oblasť time managmentu a efektivity práce je im blízka, nasledujúci zoznam Vám môže byť inšpiráciou. Poriadie v ňom nie je dôležité, podstatnejšia je ponuka nápadov rôzneho druhu.

Tip č. 1: Video kurz OSOBNÍ PRODUKTIVITA

Tento video kurz, ktorého autorom je Daniel Gamrot je kompletným prierezom práce s časom a úlohami. Nájdete v ňom všetko od plánovania dlhodobých cieľov, cez pravidelné plávanie, prácu s kalendárom, tipy na sústredenie až po spôsoby práce s mailovými správami či rady na budovanie produktívnych návykov. Na tomto kurze je skvelé to, že v sebe zahŕňa to najlepšie z množstva (kvalitných) kníh, ktoré sa problematike venujú. Pokiaľ máte v malíčku knihy ako napríklad Najdôležitejšie veci ako prvé, Mít vše hotovo, Zen a hotovo, Menej je viac, Jak sladit práci a osobní život, Najprv zjedzte žabu, Hluboká práce a mnohé ďalšie, tak kurz bude zaujímavým zapakovaním si kľúčových myšlienok. Jeho skutočný potenciál však využijú najmä tí, ktorí sa rozhodli nastúpiť na cestu nastavenia systému osobnej produktivity a viac ako čítanie kníh preferujú formát video kurz, ktorý vás prevedie krok za krokom celým procesom.

Kurz je dostupný na seduo.cz a jeho cena je 1 790 Kč, teda v prepočte okolo 70 €.

Tip č. 2: Kniha HLUBOKÁ PRÁCE

Ak hľadáte predsa len niečo pre knihomoľa či knihomoľku, po titule Hluboká práce sa isto oplatí siahnuť. Nie je to klasické čítanie pojednávajúce o časovom manažmente. Dokonca tam ani nenájdete konkrétny návod, ako si usporiadať kanceláriu, kartotéku či prácu s došlou poštou tak, aby ste pracovali efektívnejšie. Je to skôr kniha o tom, že prevládajúci trend plytkosti a povrchnosti nie je tým, čo vám prinesie výsledky. Kľúčovým faktorom, ktorý bude čoraz viac odlišovať úspešných od tých, ktorí zlyhávajú, bude podľa jej autora Cala Newporta schopnosť sústrediť sa. Na konkrétnych príkladoch vysvetľuje, prečo aj pre znalostných pracovníkov platí akýsi zákon žatvy – a teda kto chce žať, musí siať a pravidelne plieť i zalievať (v tomto prípade ide napríklad o dôslednú prípravu, systematickú prácu na úlohe, využívania nástrojov s reálnou pridanou hodnotou a pod.).

Knihu kúpite napr. v Martinuse, jej cena sa pohybuje okolo necelých 14 €.

Tip č. 3: aplikácia TRELLO

Trello je úžasná online aplikácia (aj v desktop verzii), vďaka ktorej môžete so svojimi úlohami robiť všetko možné aj nemožné. Okrem toho, že sa intuitívne ovláda, dokážete vďaka nej mať prehľad o všetkých svojich úlohách, záväzkoch a povinnostiach. Darček v podobe platenej verzie otvára užívateľovi možnosti využívať tzv. Pover-Ups, ktoré otvárajú ešte širšie možnosti ich využitia. Po rokoch hľadania je to pre mňa práve Trello, pri ktorom zostávam už tretí rok a nepociťujem potrebu zmeny. Skvelé je, že môžetee posielať do Trello správy priamo z Outlooku (aktuálne už existuje rozšírenie aj pre gmail) a skutočne tak fungovať na “inbox zero”. Úlohy, ktorým sa dlhšie nevenujete začnú “starnúť”, meniť svoj vzhľad. Dokážete pridávať prílohy, štítky (používam pre označenie kľúčových rolí pre daný rok), samozrejme tvoriť checklisty a pridávať deadliny, čo je samozrejmosť – rovnako ako i aplikácia do mobilu či tabletu. Je toho skutočne veľa, čo sa tento systém dokáže, no tomu sa bude venovať samostatný článok. Ak máte radi elektronické riešenia (alebo ich aktívne využívate popri papierových), skvelá vec.

Ročná verzia Trello Gold stojí 45 USD, teda v prepočte okolo 38 €.

Tip č. 4: diár PASSION PLANNER

Čo by to bol za zoznam tipov súvisiacich s koncom roka, ak by sa medzi nimi neobjavil žiaden papierový diár. Takže predsa len jeden prinášame. Je ním Passion Planner. Ak sa preň rozhodnete, môžete mať takmer istotu, že ho nájdete na stole len veľmi málo ľuďom. Nemám totiž v súčasnosti vedomosť o dovozcovi do SR (či Európy), preto je potrebné spraviť objednávku priamo na stránke tvorcov a očakávať zásielku z USA. Dôležitejšie však je, že tento diár má krásne premyslené všetky tie okienka, ktoré okrem klasických časových blokov očakávate. Diár Vás priam núti (v dobrom slova zmysle) sústrediť sa na 20% tých najdôležitejších vecí (ak chcete – veľké kamene) a jeho aktívnym používaním sa isto budete posúvať v dosahovaní úloh ďalej (samozrejme za podmienky, že budete v plnení svojich plánov dôsledný/dôsledná). Malá rada: pri objednávaní si skontrolujte vybranú veľkosť, verzia A5 je nazývaná compact, A4 (fakt veľká verzia) classic.

Cena verzie compact je 25 USD, teda okolo 21 €. Pri dovoze na Slovensko počítajte aj s nákladmi na dodatočné DPH (pri nakúpe nad 150 € aj clo), ktoré Vám vypočíta colný úrad.

Tip č. 5: školenie Úspešný rok 2018

Posledným tipom, ktorý si Vám dovolím predstaviť je školenie Úspešný rok 2018 z mojej dielne. Vždy raz do roka si sadnem a dám si dokopy svoje životné role a kľúčové oblasti, ktorým sa chcem počas roka venovať. Je to kompas, ktorý mi pomáha počas pravidelného mesačného a týždenného plánovania klásť do popredia tie veci, ktoré som si určil za dôležité. Každodenné rozhodovanie je tak oveľa jednoduchšie. S týmto svojím postupom by som sa rád s Vami podelil a tak Vás pozývam – ak je to niečo pre Vás, Vašich blízkych či kolegov, 13. januára 2018 do Bratislavy.

Úspešný rok 2018 (plánovanie cieľov)

24. novembra 2017 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Keď týždeň začína sobotou

Takmer všetky systémy time managmentu pracujú s ročným, mesačným, týždenným a denným plánovaním. V rovnakých intervaloch prebieha aj fáza evaluácie, teda vyhodnotenia dosiahnutia stanovených cieľov. Pri ročných, mesačných a denných plánoch je veľmi jasné, kedy je vhodné ich realizovať, no týždenné plány sú v čomsi iné. V našom kultúrnom prostredí týždeň obvykle začína pondelkom a týždenne plánovanie sa tak odporúča realizovať na začiatku týždňa (v pondelok) alebo na jeho konci (piatok alebo nedeľa). Skúšal som všetky alternatívy a v každej z nich som vnímal isté nevýhody:

Týždenné plánovanie v pondelok – na samotný prvý deň týždňa, najmä ak išlo o dôležité úlohy, som nebol dostatočne pripravený, nakoľko som si nestihol vyhradiť čas na prípravu. V niektorých obdobiach ma pondelkové plánovanie a pohľad na plný kalendár tak zaskočil, že sa mi náročne rozbiehalo.

Týždenné plánovanie v piatok – hlavnou slabinou plánovania v tento deň je, že nebolo možné vyhodnotiť ciele spojené s víkendovými aktivitami a teda najmä rolami manžela a otca. Keďže ich v kontexte plánovania považujem za rovnako dôležité ako pracovné ciele (ak nie dôležitejšie), nebolo to tiež ideálne.

Týždenné plánovanie v nedeľu – technicky to bolo nerealizovateľné, keďže nebolo možné uskutočniť vyhodnotenie pracovných týždenných cieľov – podklady k hodnoteniu mám v kancelárii, nie doma.

Napadlo mi zmeniť svoj systém tak, že týždeň bude trvať vždy od soboty do piatka. Nastavil som si v tomto duchu google kalendár, prispôsobil weekly compass v papierovom diári Franklyn Covey. Pri pohľade na obrazovku kalendára mi chvíľu trvalo zvyknúť si na to, že utorok je už stredom týždňa a vzniklo vďaka tomu aj niekoľko nedorozumení. Po pár dňoch to však už bolo lepšie a začínať týždeň sobotou eliminovalo viacero nedostatkov popísaných vyššie.

Hlavné výhody takéhoto riešenia pre mňa sú:

Prvé “veľké kamene” nového týždňa sú spojené s rodinou, výletmi, vzťahmi s najbližšími. Keď prídem v pondelok do práce je fajn vidieť, že kľúčovým vzťahom som venoval svoju pozornosť a mám za sebou úspešné plnenie svojich predsavzatí.
Ťarcha pracovného týždňa, ktorú v piatok pomenujem sa počas víkendu zmierni a pohľad na kalendár je oveľa príjemnejší, i keď je plný náročných úloh.
V pondelok ráno nemusím premýšľať nad tým, čo ma čaká a ako určiť úlohám priority – môžem sa pustiť rovno do práce.

Pri tomto type plánovania (od soboty do piatku) obvykle pozriem ešte aj na bezprostredne nasledujúci víkend. Takto zabránim tomu, že pri piatkovom plánovaní zistím, že zajtra (v sobotu) nás s rodinou čaká aktivita, ktorú bolo treba počas týždňa organizovať a ja som pre to nič nespravil.

Sila celého systému samozrejme spočíva v dôslednosti nielen týždenného plánovania (a vyhodnocovania), ale taktiež mesačného a ročného. O tom opäť v inom článku…

11. októbra 2017 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Sústredenie

Multitasking už nie je takým hitom, ako tomu bolo kedysi, stále si však nájde množstvo priaznivcov. Je až neuveriteľne nadčasové, ako sa k výzve sústredenia vo svojich úvahách vyjadril Tomáš Baťa. Svoj príhovor síce adresuje vedeckým pracovníkom, no pre dnešné časy by mohol byť určený všetkým, ktorí pracujú v “duševnej dielni”, teda znalostným pracovníkom a pracovníčkam. Znalostná časť práce je v súčasnosti zastúpená v takmer každej profesii, nevyhnutne najmä na úrovni manažmentu.

Doposiaľ nikto nič nevynašiel a nikto nevykonal žiadnu duševnú prácu, pokiaľ sa na ňu nedokázal sústrediť od jej začiatku až do úplného zakončenia.

Tomáš Baťa

Ak sa chcete skutočne inšpirovať a motivovať k sústredeniu pri práci, necelých 8 minút vášho času venovaných vypočutiu si tejto krátkej state je skvelou investíciou.

Celú audioknihu Úvahy a projevy si môžete stiahnuť na www.tomasbata.org zdarma. Ak máte radšej papier, knihu dostanete kúpiť na martinus.sk.

30. septembra 2017 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Veľký prehľad diárov

Posledný mesiac roka je tradične pre mnohých z nás spojený s výberom vhodného pomocníka na plánovanie – papierového diára. Za ostatné roky som vyskúšal niekoľko papierových aj elektronických spôsobov práce s termínmi a úlohami a v súčasnosti mám konečne systém, s ktorým som už viac menej spokojný. Prezradím Vám, že ide o kombináciu oboch riešení, o tom však viac až v závere článku.

Rád by som Vám ponúkol v tomto príspevku stručný pohľad na vybrané papierové diáre. Na trhu je už skutočne z čoho si vyberať. Ten svoj výber som zúžil na tieto značky:

1. Motivačný diár
2. Doller
3. Clever Minds
4. ADK
5. Franklin Covey

Hneď v úvode je dôležité uviesť, že nejde o ich priame porovnanie. Jedným z dôvodov je skutočnosť, že majú odlišné veľkosti a to značne odlišuje ich funkčnosť. Priamymi konkurentmi by tak mohli byť len Franklin Covey a ADK, a taktiež Doller a Clever Minds. Motivačný diár má svoju vlastnú “váhovú” kategóriu. Pri každom riešení nájdete preto stručný prehľad toho, pre koho je ten-ktorý diár vhodný a pre koho skôr nie. Pustime sa teda do toho…

24. septembra 2017 0 comment

Manažment času a efektivita práce

GTD alebo Mať všetko hotové

GTD (v angličtine Getting Things Done) je skratka, ktorá sa vkradla do môjho života asi pred necelým rokom mesiacmi. Najprv sme začali spolu trochu flirtovať a v súčasnosti to vyzerá už na vážny vzťah. O pikantnostiach rád napíšem v nasledujúcich článkoch. Tento prvý článok venujem rozsiahlejšiemu popisu samotnejmetódy. Mnohé sa zachytiť nedá, preto isto siahnite po knihe Mať všetko hotové, ktorá vám môže toho priniesť oveľa viac.

Cieľom GTD je zaznamenať všetko, čo musíte/chcete zvládnuť (v ktorejkoľvek oblasti života) a dostať to z hlavy do systému, ktorému by ste dôverovali. Za základné predpoklady pre zvládanie svojich záväzkov (teda s čím musíte alebo chcete niečo robiť) považuje David Allen, autor knihy, tri východiská: Prvým je návyk vyprázdniť si myseľ a vytvoriť si tak voľný priestor na skutočnú prácu. Druhým predpokladom je ujasniť si obsah svojho záväzku a rozhodnúť sa, čo je treba spraviť. A napokon, ak sa rozhodnete o nasledujúcich krokoch, treba ich usporiadať do systému, ku ktorého sa pravidelne vraciate.

24. septembra 2017 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Aký diár pod stromček?

Rád by som Vám ponúkol v tomto príspevku stručný pohľad na vybrané papierové diáre. Na trhu je už skutočne z čoho si vyberať. Ten svoj výber som zúžil na tieto značky:

1. Motivačný diár
2. Doller
3. Clever Minds
4. ADK
5. Franklin Covey

Motivačný diár

Za týmto diárom stojí spoločnosť I can Academy. Veľkosťou sa radí k tým menším (A6) a pokiaľ by som ho objavil o 15 rokov dozadu (v podobe ako vyzerá pre rok 2017), isto by patril k mojim prvým diárom. Strany sú pretkané motivačnými textami, ktoré sú podľa mňa skutočne trefné a zameriavajú sa na dôležité veci v našom živote. Pre tých z Vás, ktorí nemáte radi americký štýl motivačných kníh o úspechu to síce môže byť gýč, no vy po tomto type diára isto nesiahnete.

Zaujímavosťou verzie 2017 sú aj bonusy, ku ktorým sa dostanete načítam QR kódu v diári. Vždy k prvému dňu každého mesiaca by mali pribudnúť nové. Diár sa tak môže stať plnohodnotným sprievodcom Vášho osobného rozvoja.

Po tomto diári môžete skúsiť siahnuť, ak:

ste študentom alebo študentkou a vašou prioritou je osobnostný rozvoj
ste rodičom na rodičovskej “dovolenke”
pracujete v technickej oblasti a chcete mať neustále na očiach sociálne aspekty života
máte len jednu primárnu životnú rolu, ktoré potrebujete prostredníctvom diára plánovať
hľadáte doplnkový diár venovaný výhradne vášmu osobnému rozvoju alebo tvorbe návykov
na plánovanie využívate najmä elektronické riešenia a potrebujete niečo malé do tašky na zaznamenanie kľúčových termínov a úloh
ste ochotní investovať doň od 11 €

Doller

Ku kúpe tohto diára ma motivovala reklama, ktorú okolo neho robia autori. Priznám sa, že som mal veľké očakávania. Keďže reklama je reklama a tá je v prípade tohto produktu spojená s myšlienkou “systém riadenia času” a “revolučný nástroj sebarozvoja”, dúfal som, že by mohol Doller aspoň na mesiac nahradiť môj Franklyn Covey. Rýchlo som pochopil, že som sa mýlil. Doller je dobrým nástrojom riadenia času tretej generácie, no na štvrtú sa nechytá (uvedomil som si, že jeho priamym konkurentom nie je FC ale nižšie uvedený Clever Minds).

Pozrime sa tak na jeho silné stránky a to, pre koho môže byť určený. Keď diár prišiel, zaujal hneď svojím kvalitným spracovaním, vrátane veľmi príjemného papiera stránok. Je skutočne reprezentatívny a dobre bude vyzerať aj na kancelárskom stole. Diár je nedatovaný a to znamená, že s jeho využitím môžete začať kedykoľvek počas roka a vždy budete mať k dispozícii 12 mesiacov. Keďže rozmer to umožňuje (A4), na každej dvojstrane nájdete týždenný časový rozvrh a niekoľko oblastí k tomu (týždenné ciele, urobiť, zavolať a novinky/nápady/poznámky). Isto si tak nájdete svojich fanúšikov aj medzi znalostnými pracovníkmi.

Po tomto diári môžete skúsiť siahnuť, ak:

ste študentom alebo študentkou a vašou prioritou je dosahovanie cieľov
máte jednu, najviac dve primárne životné role, ktoré potrebujete prostredníctvom diára plánovať
chcete mať pekný a reprezentatívny vzhľad diára
na plánovanie termínov chcete využívať papierový diár, pre plánovanie úloh si pomáhate ďalším nástrojom (či už papierovým alebo elektronickým)
chcete podporiť rozvoj tohto projektu
ste ochotní investovať doň okolo 15 €.

CLEVER MINDS

Veľmi pozorne sledujem rozbeh tejto značky a držím im palce. Pri návrhu produktov sa zamerali nie len na diár, ale v ich ponuke nájdete aj plánovač myšlienkových máp, “úkolovník” či zápisník na záznamy z porád a stretnutí. Zaujímavé je to v tom, že diár môžete skutočne používať ako diár (priority týždňa, zápis termínov, viac priestoru na role) a na ostatné veci využiť ďalšie produkty. Tie potom zviažete gumičkou, aby ste ich mohli prenášať spoločne. Rovnako ako Doller, aj CLEVER MINDS diár je nedatovaný, dokonca v ňom nenájdete ani predtlačené hodiny. Menšie riziko vidím vo väzbe, ktorá je tvorená akousi obručou, ktorú ak si ohnete, máte problém. Na druhú stranu, vďaka tomuto riešeniu viete časť diára preklopiť o 360 stupňov a veľmi pohodlne sa potom drží v ruke.

Po tomto diári môžete skúsiť siahnuť, ak:

máte viac životných rolí, ktoré chcete prostredníctvom diára plánovať
vyhovuje vám a budete využívať “modulový” systém – teda využijete aj ostatné produkty výrobcu
prechádzate zo stolového kalendára (alebo Tesco diára) o level vyššie
nepotrebujete nevyhnutne časovú štruktúru (niekomu tam môžu predsa len tie predtlačené časy chýbať)
chcete podporiť rozvoj tohto projektu
ste ochotní investovať doň od 10 €.

ADK

ADK je prvý systém, ktorý som začal používať po prechode od klasických A4 diárov. Bolo to ešte kedysi pred pár rokmi na škole a doposiaľ si spomínam, ako zodpovedne som vypĺňal tabuľku so životnými rolami, ktorým sa potom priradili priority. Podľa nejakého zložitého algoritmu som si vypracoval krivku svojej výkonnosti počas dňa a následne týmto rolám (podľa poradia, ktoré vzišlo z kombinácie iného vzorca) mal vymedziť časy v tomto grafe. Celá veda 🙂

Treba povedať, že ADK je jedným z mála systémov riadenia času štvrtej generácie na slovenskom trhu. Ide teda o štýl obvyklý v tomto segmente – dosky (kožené, koženkové, textilné), ktorého obsah si vytvoríte sami z rôzneho typu formulárov od životných rolí až po týždenný či denný typ plánovania. Prirodzene, diár tejto kategórie vyzerá navonok dobre. Menšou slabinou je skutočnosť, že pri klasickom formáte A4 máte teda čo so sebou nosiť. Môžete sa samozrejme zvoliť aj menší formát, no v tomto prípade si značne obmedzíte priestor na plánovanie v inej, ako červenej oblasti. Inak povedané – ak plánujete tento typ systémov používať len ako obyčajný denný plánovač (podobne ako diár z hypermarketu), je pre vás ADK (aj Franklyn Covey) zbytočný. Využívať je potrebné aj ostatné oblasti. O čo ide si môžete pozrieť priamo na stránkach výrobcu, kde je spracovaná veľmi pekná virtuálna prehliadka systému ADK.

Po tomto diári môžete skúsiť siahnuť, ak:

chcete prejsť s plánovania tretej generácie na štvrtú generáciu
máte viac životných rolí, ktoré chcete prostredníctvom diára plánovať
papierové riešenie tvorí preferovaný spôsob práce s plánovaním a úlohami (nie nevyhnutne)
ste veľmi metodický typ človeka, ktorý sa rád v úvode “vyhrá” s rôznymi formulármi a potom má disciplínu pravidelne vyhodnocovať dosiahnuté výsledky (a súlad s plánmi)
ste ochotní doň investovať od 60 € (reprezentatívnejšia A4 alternatíva môže byť aj v hladine okolo 150 €)

Franklin Covey (FC)

Riešenie Franklin Covey je, rovnako ako ADK, systém plánovania času (či skôr v tomto prípade životných rolí a priorít) štvrtej generácie. Ako som spomínal, ADK nemá veľa konkurentov na trhu a FC ho zatiaľ nevytláča. Jedným z dôkazov je aj fakt, že jediný (mne známy) slovenský dodávateľ ukončil dovoz a predaj v roku 2015. K diáru sa tak dostanete napr. cez českú pobočku alebo priamou objednávkou z USA. Ako aktívny užívateľ tohto systému ma to samozrejme mrzí, pretože vidím jeho mnohé silné stránky.

Systém je pomenovaný po jej tvorcovi, ktorý je okrem iného autorom viacerých kníh. Najznámejšie sú 7 návykov skutočne efektívnych ľudí alebo Najdôležitejšie veci ako prvé s podtitulom ako zosúladiť pracovné povinnosti so životnými prioritami. Na tejto knihe, ktorá má byť venovaná time managmentu (a je dobrým návodom pre používanie diára) je zaujímavé to, že väčšinu času s časovým manažmentom vôbec nesúvisí. Ak si to porovnáte s knihou Davida Allana GTD, tak v prípade Coveyho budete mať miestami pocit, že snáď čítate nejakú beletriu. To je však len dôkazom toho, že spomínaná štvrtá generácia pracuje viac s pojmami ako životná rovnováha, dôvera a dôveryhodnosť, vízie a pod. Ide o to naučiť sa, ak parafrázujem myšlienku autora – nie riadiť čas a úlohy, ktoré máme v kalendári, ale mať v ňom len také udalosti a povinnosti, ktoré sú v našom živote skutočne dôležité.

Po tomto diári môžete skúsiť siahnuť, ak:

chcete prejsť s plánovania tretej generácie na štvrtú generáciu
máte viac životných rolí, ktoré chcete prostredníctvom diára plánovať
papierové riešenie tvorí preferovaný spôsob práce s plánovaním a úlohami (nie nevyhnutne)
poznáte autorove knihy a chcete jeho odporúčania do života využiť v praxi
ste manažér
ste ochotní doň investovať od 100 €.

ADK aj FC majú obdobné využitie (a cieľovú skupinu). Ja osobne som si vybral FC práve z dôvodu, že vďaka knihám je možné vyťažiť zo systému viac ako pri ADK.

Záver

Ako som uviedol v úvode, ide o odlišné riešenia a výber je závislý od vašich individuálnych preferencií. To už nechám na Vás. Sľúbil som však, že načrtnem svoj spôsob práce s termínmi a úlohami, o ktorom isto raz napíšem viac. V stručnosti – mojimi troma hlavnými pomocníkmi sú Franklin Covey diár (A4 classic verzia, s dennou náplňou), Google kalendár a Trello. Trello používam na prácu s úlohami, kde ho využívam ako jednoduchý termínovník. V Google kalendári mám zapísané všetky dohodnuté pevné termíny (schôdzky), ktorý mám zdieľaný s kolegami (a dokonca aj verejne prístupný, čo je skvelé, keď dohadujete stretnutia s ľuďmi mimo organizácie). Vo FC mám zapísané role a ročné ciele (či “veľké kamene”) a vždy na začiatku týždňa si doň prepisujem všetky termíny a priraďujem tiež časové bloky pre týždenné úlohy. Skvelé je, že som prestal mať problém s duplicitou – síce raz za týždeň prepisujem termíny z Google kalendára do FC, avšak už je to proces, kedy nad týmito termínmi premýšľam v kontextoch – koľko času bude treba na prípravu (vymedz si čas), pracujem s presunmi a pod. Trvalo to síce zopár rokov, no konečne som so systémom ako takým naozaj spokojný a môžem sa plnohodnotne sústrediť na prácu a osobný/rodinný život.

Držím palce aj Vám pri Vašom sústredení sa tie dôležití veci v živote.

P.S.: ak by ste potrebovali viac tipov na diáre alebo hľadáte spôsob, ako dostať váš kalendár pod kontrolu, pokojne ma kontaktujte 🙂

18. decembra 2016 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Dotazníky k diplomovkám a kol.

Opäť raz prišlo obdobie študentských dotazníkov a v mailovej schránke si ich tak nájdem zo 9 – 10 týždenne. Keďže som školu neskončil až tak dávno, zo solidarity vyplním tak 80% z nich. Vynechám iba tie, ktoré sú úplne mimo oblasti môjho/nášho pôsobenia v organizácií alebo tie, ktorých otázky mi neprídu relevantné vo vzťahu k téme, o ktorej chce študent/ka písať. Obávam sa však, že s pribúdajúcim vekom, kilami (to už hádam nie) a šedinami sa toto percento bude výrazne znižovať, a tak mám pár tipov pre študentov, čomu sa vyhnúť:

Chyba č. 1: Dotazník je anonymný, jeho výsledky nebudú nikde zverejnené a bude použitý výhradne na potreby mojej práce

Táto obligatórna veta vyskytujúca sa takmer v každom sprievodnom maili (ktoré sa inak podobajú ako vajce vajcu) je pre mňa úplne nepochopiteľná. Ak chcem predsa niekoho motivovať, aby trávil čas nad otázkami a podelil sa o svoje skúsenosti, vhodnejšie by bolo uviesť niečo v zmysle výsledky dotazníka budú okrem mojej diplomovej práce zverejnené aj na mojom osobnom blogu/študentskom časopise/web stránke organizácie XY a ďalších 10 miestach. Ak chcete byť o výsledkoch informovaný, vyplňte prosím kontaktné údaje na seba. Veru hlboko je zakorenené to, že svoj názor musíme vysloviť anonymne, pretože ak sa naň príde, budeme potrestaní. Alebo? Prečo táto formulka, ktorá sa používa už dlhé roky?

Chyba č. 2: Vyplnený dotazník mi prosím zašlite do piatka (je streda)

Čo povedať – len to, že s blížiacim sa termínom uzávierok diplomových (a iných) prác výrazne stúpa počet žiadostí, a tým klesá pravdepodobnosť, že ten váš bude vyplnený. Nuž, netreba si všetko nechávať na poslednú chvíľu.

Chyba č. 3: Dajte prosím dotazník vyplniť vašim klientom

Tak toto veru nerobíme. Kedysi sme to skúšali a zistili sme, že obvykle majú otázky “akademický” rozmer a decká či mladí mnohým z nich nerozumeli. Snažili sme sa im ich vysvetľovať, išlo však len o našu interpretáciu. Ľudia znalí výskumných metód mi pravdepodobne dajú za pravdu v tom, že z hľadiska metodológie to je zúfalé riešenie. Výnimočne môže človek prísť a dotazník dať klientom vyplniť. Predtým však musí absolvovať niekoľko stretnutí s nimi (bez dotazníka), aby nakoniec aj tak pochopil, že to nebude až také jednoduché. Táto podmienka mnohých odradí (asi to dá veľa práce), ale občas sa nájde niekto, kto sa na to dá a ak vydrží, tak to stojí za to.

Zhrnuté a podčiarknuté – zdôrazňujte, kde všade budú získané poznatky využité, pýtajte si kontakt, aby ste človeka mohli informovať o výsledku, dbajte na správne načasovanie a investujte energiu do spoznania respondentov. Občas sa nájdu študenti a študentky, ktorí vytŕčajú z radu a spôsob, akým na to idú je úplne odlišný od ostatných. Takže to ide 🙂

P.S: k ilustračnému obrázku. Celkom ma prekvapuje, že v tejto dobe je množstvo dotazníkov zasielaných ako príloha v Office, pričom sú medzi nimi aj otázky na škále, prípadne viacnásobný výber. Nechcel by som byť potom tým, ktorý si to ručne prepisuje do excelu, aby mohol vytvoriť napr. grafy. Pritom by stačilo pohrať sa trochu s Google form.

26. februára 2014 0 comment

Manažment času a efektivita práce

Prečo donorom už nápad nestačí a témou číslo 1 sa stáva propagácia?

Jednu z ostatných sobôt som mal možnosť porozprávať čosi o tom, ako písať (kvalitné) projekty. Na seminári v Tvrdošíne sa stretla skupina šikovných ľudí, ktorí ma inšpirovali k niektorým novým úvahám o projektovom manažmente “mimovládok”.

Svoj prvý projekt som napísal pred takmer desiatimi rokmi. Spomínam si, že už vtedy sme sa celkom vytrápili s projektovými formulármi. Živo sme diskutovali o obsahu, stále dokola upravovali jednotlivé odseky, do detailu spracovali rozpočet nevediac ešte vôbec nič o takom niečom, ako je účtovná klasifikácia. Bol založený na myšlienke rozvoja sociálnych zručností u detí z málo podnetného prostredia, ktorej sme všetci dobrovoľníci a dobrovoľníčky úplne verili. To bolo radosti, keď nám prišlo rozhodnutie o schválení…

Úspešne sme zvládli tak realizáciu, ako i administratívu. Nemali sme žiadnych platených zamestnancov, ani skúsenosť s vyúčtovaním projektov. Ešte aj dnes som tak vďačný za dôveru, ktorú sme dostali od Nadácie pre deti Slovenska. Práve tento prvý projekt nás naštartoval a v ďalších rokoch sme realizovali množstvo iných aktivít (a realizovali desiatky projektov).

Za tie roky sa toho veľa zmenilo. Offline formuláre (Word) nahradili on-line aplikácie, bez znalostí účtovníctva sa ďaleko nepohnete, pomer medzi časom venovaným cieľovým skupinám a tým stráveným nad požiadavkami donorov sa mení v neprospech týchto skupín. Čo tento stav spôsobuje a aké sú možné dôsledky?

Už len nadšenie a nápad nestačí

Nasledujúce riadky sú len mojimi hypotézami, prosím vnímajte ich tak. Možno som sa v niektorom z bodov “sekol”, no taktiež je tu šanca, že vám pomôžu lepšie pochopiť čo sa deje.

Neziskový sektor sa stáva čoraz profesionalizovanejším

Z veľkého množstva organizácií fungujúcich výhradne na báze dobrovoľníctva sa postupne začali vyčleňovať tie, ktoré si mohli dovoliť zamestnať aspoň jedného človeka na čiastočný, neskôr plný úväzok. Netreba asi veľa “filozofovať” nad tým, čo táto zmena spôsobila. Keď sme boli všetci dobrovoľníci, nedalo sa na nikoho ukázať prstom a povedať “ty budeš vypĺňať tabuľky, písať správy, hľadať ďalšie zdroje”. Všetci sme chceli byť zapojení do priamych aktivít, nie robiť administratívu. A tak sa jej venoval niekto z nás po nociach a “na kolene”, alebo sme sa museli zmieriť s tým, že na rozvoj nezostáva čas. V podobe zamestnancov sa však situácia posunula ďalej. V reči obchodu by sme mohli povedať, že to bola investícia. A to zásadná. Už nebolo len “tu a teraz”, začalo sa premýšľať aj nad budúcnosťou. A teraz to podstatné – pred 10. rokmi sme mali všetci podobnú východiskovú situáciu a k tejto transformácií prichádzalo u viacerých organizácií súčasne. Kto nasadol na vlak, vezie sa. Kto zmeškal alebo ešte si ešte len teraz kupuje lístok, bude to mať o čosi ťažšie.

Konkurenčná situácia medzi (nadačnými) donormi mení stratégie

Vyzerá to tak, že pred vážnymi výzvami stoja aj samotné nadácie. Za posledné roky sa ich počet markantne nezvýšil, no cítiť, že prichádza k istým zmenám. Zatiaľ čo váš projekt prechádza schvaľovacím procesom cez ruky odborníkov, ktorí sa (našťastie) ešte vždy sústredia na dopad aktivít na cieľovú skupinu (obsah projektu), po jeho schválení sa situácia mení. Počas celej doby realizácie budete pravdepodobne vnímať, že dôležitými pre donora sú dve veci – správne vykazovanie účtovných dokladov a propagácia. Malé a nové iniciatívy to môže celkom prekvapiť – veď ste chceli len spraviť niečo pre svoju komunitu a zrazu zistíte, že potrebujete úplne iné zručnosti, aké by ste potrebovali k úspešnej realizácii projektu.

Ako si vysvetľujem to, že sa vás už nik nespýta (neformálne) ako vám to v aktivitách ide, či netreba s niečim pomôcť, poradiť (po obsahovej stránke)? Nie je čas, vzťahy nahrádzajú zmluvy. Nadácie musia zvládnuť marketing podporených aktivít, ktorého vy ste hlavným nositeľom. V poslednom období vznikli viaceré nové darcovské portály, kde niektoré z nich zdôrazňujú nevyhnutnosť prinášať zaujímavé ľudské príbehy (niekedy až na hranici “Modrého z neba” a etiky), niektoré nadácie “bojujú” s poklesom darcov (napr. čistý výnos zbierky Hodina deťom postupne klesal z 464 851 € v 1. ročníku až na súčasných 191 218 € v poslednom 14. ročníku).

Pod svetlom týchto skutočností je jasné, prečo sú nadácie čoraz viac riadené manažérsky a prečo sa vec dejú tak, ako sa dejú. Zmyslom ich existencie je síce robiť svet lepším miestom na život, no prostriedkom je získavanie finančných zdrojov a ich následné prerozdeľovanie. Bez nich nebudú môcť napĺňať svoje poslanie. Preto, ak realizujete svoj prvý projekt a máte pocit, že toho PR je akosi veľa, možno toto vám pomôže pochopiť dôvod, prečo tomu tak je.

Osobne si myslím, že kvantita mediálnych výstupov nič negarantuje. Treba asi skúsiť a uvidí sa, či bude treba hľadať neformálnejšie a ľuďom bližšie formy propagácie, než ako sú dlhé a zmluvne zakotvené znenia o tom, kto vás podporil.

Raz som bol na jednom podujatí, kde pán zaujímavo rozprával o ich aktivitách, keď si v jednom momente vytiahol papier, prečítal dlhú vetu o tom, že “tento projekt podporili…” a pokračoval ďalej. Bolo cítiť, že to treba niekedy povedať, tak to povedal, kedy mu prišlo na um. Že by som si však pomyslel “vau, oni podporili túto skvelú vec” – čo aj bola, tak to nie. Možno ak by dostal šancu kreatívne zakomponovať znenie o podpore (myslím, že na to rečnícky mal) do svojej prezentácie (a upustiť od zmluvnej formulácie), malo by to šancu.

Nové občianske iniciatívy budú vyhľadávať nové/alternatívne formy financovania

A čo teraz s tým? Ste menšia organizácia alebo združenie, možno bez ľudí na administratívu a predsa chcete robiť aktivity, na ktoré je potrebné získať zdroje. Napriek tomu, že už je sformovaná istá skupina organizácií, ktoré majú svoje inštitucionálne zázemie, nič nie je stratené. Zdá sa mi, že napriek očakávaniam nadácií na isté marketingové a účtovnícke kapacity je taktiež stále prítomná silná potreba podporovať široké spektrum iniciatív po celom Slovensku a rôzneho druhu. Takže, mať schválený projekt sa dá. Už ale viete, že treba medzi vami nájsť ľudí, ktorí sú nie len zapálení pre plánované aktivity, ale zvládnu plniť i očakávania donorov v oblasti propagácie a “papierov”.

Pravdepodobne raz nastane moment, kedy bude existovať dostatočné množstvo vyspelých organizácií, ktoré budú schopné naplniť očakávania donorov a zdroje sa tak budú deliť najmä medzi ne. A čo bude potom, netuším. Predpokladám, že sa na scéne objaví opäť niekto, kto povie “my vieme, že to čo robíte robíte pomáha druhým, my to vieme, a to nateraz stačí”.

P.S: podpora z dotačných schém Úradu vlády a iných štátnych subjektov je zase o niečom úplne inom. Ale o tom možno nabudúce…

14. februára 2014 0 comment