GTD: zaujímavá metóda manažmentu času a úloh

GTD (v angličtine Getting Things Done) je skratka, ktorá sa vkradla do môjho života asi pred necelým rokom mesiacmi. Najprv sme začali spolu trochu flirtovať a v súčasnosti to vyzerá už na vážny vzťah. O pikantnostiach rád napíšem v nasledujúcich článkoch. Tento prvý článok venujem rozsiahlejšiemu popisu samotnejmetódy. Mnohé sa zachytiť nedá, preto isto siahnite po knihe Mať všetko hotové, ktorá vám môže toho priniesť oveľa viac.

Cieľom GTD je zaznamenať všetko, čo musíte/chcete zvládnuť (v ktorejkoľvek oblasti života) a dostať to z hlavy do systému, ktorému by ste dôverovali. Za základné predpoklady pre zvládanie svojich záväzkov (teda s čím musíte alebo chcete niečo robiť) považuje David Allen, autor knihy, tri východiská: Prvým je návyk vyprázdniť si myseľ a vytvoriť si tak voľný priestor na skutočnú prácu. Druhým predpokladom je ujasniť si obsah svojho záväzku a rozhodnúť sa, čo je treba spraviť. A napokon, ak sa rozhodnete o nasledujúcich krokoch, treba ich usporiadať do systému, ku ktorého sa pravidelne vraciate.

Podľa jeho skúsenosti je dôležité vnímať horizontálnu a vertikálnu úroveň kontroly okolností, ktoré máme mať v pozornosti. Horizontálnu kontrola udržuje súdržnosť všetkých aktivít, do ktorých ste zapojení (teda prehľad všetkých otvorených položiek, ktoré existujú a stále prichádzajú). Naopak, vertikálna kontrola predstavuje premýšľanie v línii jednotlivých tém a projektov (ide sa do hĺbky).

 

V prvom kroku je potrebné rozhodnúť sa, čo záležitosť vo vašom zbernom koši vlastne je. Zberný kôš je jedným z kľúčových pojmov konceptu. Ide o priestor, kde odložíte všetky záležitosti, ktoré sa objavia na vašom „horizontálnom radare“. Môže mať formu fyzického zakladača, priečinka v mailu – možností je viacero. Vo ďalšej fáze tzv. „upratovania“ koša sa potrebujete  rozhodnúť o tom, či sa s danou záležitosťou dá niečo robiť.  Ak je odpoveď „nie“, ponúka sa paleta viacerých možností:

  • zbavte sa jej (vyhoďte ju),
  • ak nie je potrebná žiadna akcia, no možno sa tomu bude chcieť téme niekedy venovať (bez aktuálneho záväzku) dostáva sa to do kategórie „niekedy/možno“,
  • treťou možnosťou je, že ide o potencionálne užitočnú informáciu, s ktorou by ste mohli v budúcnosti pracovať a tak ju založíte do niečoho, čo sa nazýva referenčný/informačný systém.

Ak rozhodnete, že s danou záležitosťou je možné niečo robiť, odporúčaný je nasledujúci postup

  • buď sa záležitosť dostane na zoznam projektov (ak sú potrebné viac ako dva kroky)
  • ak je činnosť realizovateľná do 2 minút, tak ju urobte hneď
  • ak si úloha vyžaduje dlhší čas môžete ju delegovať (existuje niekto vhodnejší na splnenie danej úlohy?) alebo ju odložiť a umiestniť či už do diára (treba vec spraviť v konkrétny deň alebo čas?) alebo do zoznamu ďalších krokov, triedených podľa kontextov.

Dôležitým pre pochopenie vyššie uvedeného je správne vnímanie pojmom „ďalší krok“ a „kontext“. Podrobnejší popis nájdete prirodzene v knihe. Stručne sa dá povedať, že ďalší krok je konkrétna fyzická činnosť, ktorú môžete spraviť. Kontext predstavuje okolnosti, ktoré rámcujú možnosti realizácie toho-ktorého ďalšieho kroku. Triedenie podľa kontextu znamená triedenie podľa nástroja, miesta alebo osoby, ktoré sú potrebné k jeho dokončeniu. Obvyklé kontexty sú napríklad telefonáty, na počítači, v meste a ďalšie.

Ako isto tušíte, dôležitou časťou práce je samotný výkon úloh. Pán Allen nám opäť ponúka viacero modelov, ako sa rozhodovať o tom, čo robiť.

1. Model štyroch kritérií pre okamžité rozhodovanie

Tento model predpokladá uplatnenie štyroch kritérií v poradí, ako sú zapísané

  • kontext,
  • dostupný čas,
  • dostupná energia,
  • priorita.

O tom, ako je ponímaný kontext som sa už zmienil. Dostupný čas pracuje s jednoduchou logikou toho, že niektoré úlohy vyžadujú viac času a iné menej. Dostupnosť energie je o subjektívnom pocite toho či konkrétny typ úlohy je vhodné realizovať v daný čas (s energetickou krivkou pracujú aj iné teórie time managmentu, ostatne ako aj pracujú s väčšinou ostatných aspektov GTD). Napokon ku kritériu priority sa uvádza znenie „ktorá činnosť sa vám v danom kontexte, s dostupným časom a energiou najväčšmi zúročí?

Ďalšie dva modely už nie sú ani tak o tom, ako sa rozhodovať o tom čo robiť, skôr popisujú to, ako na úlohy nazerať.

2. Trojitý model pre hodnotenie každodennej práce

Popisuje, že počas dňa vykonávame tri druhy činností (a ich hranice si tak môžeme jasne vymedziť v časovom rámci dňa). Ide o výkon úloh, ktoré sú vopred dané (práca so zoznamom ďalších krokov), vykonávanie práce, ktorá sa práve objavila (a povedzme si pravdu, ich podiel nie je častokrát malý a predstavujú veľkú výzvu). Treťou činnosťou sú úlohy, kde definujeme svoju prácu (zjednodušene povedané je to čistenie vstupných schránok, plánovanie projektov a určovanie ďalších krokov).

3. Šesť-úrovňový model pre hodnotenie vlastne práce

Ide o zaujímavý pohľad na úlohy z opačnej strany „pyramídy“, kedy obvyklé modely pracujú s tézou, že na základe životných hodnôt a cieľov prechádzame nižšie a nižšie smerom ku konkrétnym činnostiam. Tento model rešpektuje postupnosť krokov, odporúča sa však nazerať na úlohy z dola – počnúc pohľadom na aktuálne aktivity, cez aktuálne projekty, oblasti zodpovednosti, ciele na budúci rok/dva až po víziu na 3 až 5 rokov a životné ciele. V knihe je veľmi pekne popísané, ako s týmto modelom pracovať a ako vám môže pomôcť nachádzať zmysel (alebo ho nenachádzať a potom sa činnosti vzdať) v každodenných činnostiach.

Ďalšie zaujímavosti z obsahu knihy

Autor sa venuje v ďalšej časti kapitoly tvorivému riešeniu projektov, zlepšeniu „vertikálneho“ sústredenia, porovnaniu modelov plánovania. Brainstorming, myšlienkové mapy, organizovanie myšlienok a ďalšie oblasti sú predmetom tejto časti. Zaujal ma najmä tip, ako si lepšie určiť svoje zásady. Ide o veľmi jednoduchú techniku, prostým dokončením vety „Dám ostatným úplne voľnú ruku za predpokladu, že dodržia…„. Schválne, skúste čo by ste doplnili vo vašom prípade, napríklad v pracovnom tíme.

Prirodzene, v tejto časti sa už venuje kniha komplexnejšie projektom, keďže v reálnom živote je potrebné realizovať množstvo úkonov v rýchlom slede. Pre projekty potom platí, že je potrebné rozhodnúť o ďalšom kroku pri každej časti projektu, ktoré aktuálne „bežia“. Tieto úlohy identifikujeme tak, že ich realizácia je možná ihneď (teda, ak by ste teraz mohli všetko nechať tak a nemusíte už na nič čakať, danú činnosť môžete uskutočniť). Opäť autor knihy ponúka jednoduchú pomocnú otázku čo v prípade, že projekt má viacero súbežne realizovaných súčastí: „Existuje niečo, s čím môže niekto niečo spraviť?“ Možno je to niekto iný, a tu nastupuje ďalší zaujímavý zoznam, s ktorým sa v koncepte pracuje a to „čakám na“ (osobne to vnímam ako  ďalší druh kontextu).

Druhá časť knihy nazvaná Produktivita bez stresu v praxi sa usiluje byť sprievodcom, ako metódu zaviesť do života. Na viacerých stranách knihy sa venuje pozornosť spôsobom vymedzenia času, usporiadania priestoru a charakteristike pomôcok, ktoré sú obvykle potrebné pre prácu.

Ak chcete zaviesť metódu do praxe a ste na začiatku cesty, práve táto časť knihy vytvára priestor pre Vás. Začnete pri zbere údajov (otvorených položiek) v absolútne všetkých oblastiach vášho života, budete rozhodovať o tom, čo je alebo nieje spracovateľné a ako s tým naložíte.  Naučíte sa stanoviť si rozumné a reálne ďalšie kroky a využívať kontexty. Priznám sa, že po zavedení zoznamov s kontextami som tak nad nimi sedel a zistil som, že veľa z nich vôbec nie sú ďalšie kroky, ale ciele/míľniky, ktoré treba dosiahnuť. Stanovanie skutočného ďalšieho kroku, nech to znie akokoľvek nepochopiteľne, je náročnejšie ako sa môže na prvý pohľad zdať.

Súčasťou systému je prirodzene tiež hodnotenie, kde autor odporúča týždenné hodnotenie.  V týždennom hodnotení je užitočné sústrediť sa  voľné papiere, spracovanie poznámok, údajov z diára a podobne. Užitočné je tiež vyprázdniť si hlavu a tiež rutinne prechádzať všetky zoznamy.

Sám David Allen upozorňuje, že táto metóda nezaručuje, že sa Vám bude dariť kráčať správnym smerom. Uvádza: „Keď skupiny ľudí ako celok prímu štandard 100% zberu, môžu plávať na lodi bez dier. Neznamená to, že majú správny kurz, ani to, že sú na správnej lodi. Znamená to len, že svoju loď vedú vo zvolenom smere tak efektívne, ako to len je možné.“ Myslím, že táto veta by mohla pokojne platiť aj na jednotlivcov.

Kniha bola pre mňa obohatením. Samozrejme, nie je žiadnym tajomným receptom a samotné GTD má aj svojich kritikov. Pomôže však rozšíriť obzory v oblasti práce s časom, a to považujem za veľmi cenné.